英文ビジネスレターはよく見ると和文の横書きレターとほぼ同じパターンだということに気づくはずである。そのうえで、次のような事項を踏まえて書くことが肝要である。

主旨を明快に、綴りを正しく
和文でも同じだが、内容をはっきりさせ、わかりやすく書くことが何よりも要求される。日本語にありがちな曖昧さは避けなければならない。
また、簡潔に表現することがとくに必要である。くどくどした言い回しは避けて、短いフレーズを積み重ねていくのがコツ。

「５Ｗ２Ｈ」でまとめる
和文でもこの点はまったく同じ。いつ、どこで、誰が、どうして、なぜ、どのように、いくら、の７つの要素に用件を整理する。この基本要素が欠けるとビジネスレターとはいえない。英文ではビジネスライクさが強調される。

慣用句を上手に活用する
英文レターでは、和文の場合以上に慣用句というものが重要な役割を果たす。正確な慣用句をいくつかものにすればかなり楽になる。
たとえば、「拝啓」とか「敬具」に当たる用語としては「Ｄｅａｒ　Ｓｉｒ」「Ｓｉｎｃｅｒｅｌｙ　ｙｏｕｒｓ」などがある。

決められた位置に書く
日付、発信人名、宛名などは、次の様式のとおり決められた位置に印刷しておくか、書くのがルールである。社用箋でも白紙でも同じである。

各項の記入要領は、次のとおりである。

なお、セールスのために親しみをもってもらいたい場合は、タイプよりも手書きのほうがよい。

著者
坂井　尚（ビジネス評論家）
２００４年１１月末現在の法令等に基づいています。