伝言メモは、ビジネスには欠かせないコミュニケーションを図る手段の一つです。
ビジネスパーソンは、いつも机で仕事をしているわけではありません。むしろ席の温まる暇もないというのが日常でしょう。
そういう多忙な人たちに、必要な連絡事項をできるだけ速やかに伝えるために、伝言メモの果たす役割はとても大きいものがあります。
この伝言メモが伝言メモとしての機能を十分に発揮するためには、前述したように用件を「５Ｗ１Ｈ」にしたがって的確に書くのは当然ですが、意外と忘れやすいのが、
「誰が、いつ、受けたか」
という要素です。これが落ちてしまうと、メモの効力が半減してしまうことさえあるのです。
というのは、用件によっては電話をかけてきたときの相手のニュアンスはどうだったかなど、メモには記入されていない情報を知りたいこともあるからです。
そのときの受信者がわかれば、その人に「○○について言われたとき、どんな感じだった？」「急いでいるようだった？」などと質問することもできます。
また、受信した時間が記入されていれば、先方と連絡をとるときに役立ちます。受信した時間からさほど時間がたっていなければすぐに連絡したほうがいい、などと判断することができます。


白沢節子