送られてきたメールの内容に疑問点があるときは、疑問点を解決するためにすぐ返信をします。
たとえ、それが些細なことだとしても、時間を空けてしまうと相手は了解されたものと判断してしまうことがあるからです。
メールで質問するときは、送られてきたメールの本文を引用すると、どの部分に対しての質問なのか、または答えなのかがわかりやすくなります。
また、返信をすると件名のところに返事を意味する「Re : 」の文字が表示されますが、件名はそのまま返すより、新たに別の件名にしたほうがいい場合があります。
たとえば、「○○についての確認」という件名では、返信のときに「Re:○○についてのご回答」などというように変えるとわかりやすくなります。
最後には「了解しました」や「了承しました」という承諾のメールを送ることも忘れないでください。
メールのトラブルの多くは、こうした返信の遅れや承諾の確認忘れにあります。
両者のわずかなズレが、あとで大きなトラブルに発展することもあります。何度も返信したり、回答しなければならないこともありますが、その丁寧なやりとりが信頼関係につながるのです。


白沢節子