メールの１行目にはまず、「○○株式会社　○○○○様」と宛名を書きます。なかには、メールだからか（株）と略して書いている人もいますが、手紙と同じく正式名称を必ず表記するようにしてください。
企業の場合なら、会社名のあとに部署名を書いてから氏名を書きます。
ときどき社名のあとに個人名が続く場合、社名に「御中」をつけ、さらに個人名に「様」をつけている人がいます。これは間違いです。個人名に様をつけるだけでよいのです。
そして、簡単な挨拶文に入るわけですが、このときに自分の氏名を名乗っておきます。たとえば、「いつもお世話になっております。○○会社の○○です」というようにです。
メールの末尾には自動的に署名が入るように設定しているのがふつうですから、ここで自分の氏名を書かない人もいますが、最初に名乗っておくとスムーズにメールを読んでもらうことができるのです。
また、会社名や氏名には、たとえば渡邊商會や櫻井眞也などというようにむずかしい旧字が使われていることもあり、変換するのが面倒に思うこともあるかもしれません。だからといって勝手に略字（辺、会、桜、真など）を使うのは避けましょう。これはメールに限ったことではなく、パソコンによる文章作成や手書きも同様と考えてください。
自分の氏名が勝手に変えられるのは、誰でも気分が悪いものです。


白沢節子