文書には文字・数字以外に各種の符号を使うことがあります。
たとえば、
「？」「！」「……」「（）」「〈〉」「etc.」
などです。
これらは強調したり印象づけたり、理解を早めたりするのに使われますが、こういう符号を多用すると、かえってわずらわしく品位も落ちてしまうことがあります。
したがって、ビジネス文書では極力少なくするように心がけてください。
その記号に代わるべき意味を伝えたいときは、きちんと言葉で表せるはずです。
また、符号でよく用いられているものに、繰り返しの「々」があります。これは「年々」「草々」というように同じ漢字一字を繰り返して使うときのみに使います。
しかし、「○○委員会々則」というように、別の熟語の重なりに「々」を用いるのはルール違反になります。こういうときは「○○委員会会則」と省略しないできちんと書くのがルールです。
また、「上に同じ」「同様」という意味で使われる「〃」も、ビジネス文書では使いません。この場合は、「同上」「右に同じ」と書くべきです。
こうしたことでも、その文書がいい加減に書かれたものかどうかが相手にわかってしまうのです。


白沢節子