文章を書くときは、「である体」と「です・ます体」を混用しないことが大切です。
こう言うと、そんな初歩的なミスなど自分はしない、と思われる人が多いかもしれません。でも実は、これが案外多いのです。
「……となった。そこで……と決まりました。以上」
というような文章をよく見かけます。これは、
「……となった。そこで……と決まった。以上」（である体）
もしくは、
「……となりました。そこで……と決まりました。以上」（です・ます体）
のどちらかで統一すればよいのですが、意外にそうなっていないことがあるのです。
うっかり混用すると、その会社の社員のレベルを疑われます。もっともこんなミスは、書いた後で読み直す習慣があれば、すぐに防げるものです。
ふつう文体は、「常体」（だ体、である体）と「敬体」（です・ます体、であります体、でございます体）の二つに分けられます。
この常体と敬体の使い分けは、一般にレポートや報告書、社内文書の類には「である体」などの常体にしますが、手紙などの社外文書には敬体を用います。
また、社内報に載せる文章を書くときは、敬体（です・ます体）を使うと読む人に親しみを感じさせることができます。


白沢節子