ビジネスマンが報告書などの文章を作成する際、何を要求されるかといえば、まずスピードであり、そして正確さです。
１枚の報告書をまとめるのに１～２日もかかっているようでは、その能力が疑われてもしかたありませんし、また内容に漏れがあると、せっかくの報告書も作る意味がなくなってしまいます。
この早さ、正確さという条件を満たして文章をまとめるためには、事前に箇条書きのメモを作ることをおすすめします。
つまり、まず書きたいことを思いつくままメモをし、次にそれをどの順番にするかを整理します。そのうえではじめて、きちんとした報告書の作成にかかるというわけです。
この作業は一見、ムダな時間を費やすようですが、いきなり文章を作成しはじめるより完成までの時間をぐんと短縮できるはずです。
この箇条書きのメモを作るという方法は、多くの人がやっています。メモを作ることによって文章構成の枠組みができ、うっかり伝え忘れたということもなくなります。
それに、こうした骨組みがあらかじめできていると、文章の流れがスムーズになり、読み手に伝えたいポイントをはっきりと伝えることができます。


白沢節子