電話がかかってきた名ざし人が不在のとき、「○○ですね。ただいま席を外しております」などと言って電話を終わらせてしまう人はいませんか。

先方が「そうですか、それではけっこうです。またあらためて電話します」と言って電話を切ったとしても、これでは組織で働く人間として、ちょっと自覚が足りないといえます。
電話がかかってきた名ざし人に代わって用件を聞くということは、ビジネスパーソンなら当たり前のことです。
社外からの電話には、名ざし人がいなくても答えられる内容のものが案外多いものです。

また、それが答えられない内容であっても、どんな用件かが前もって名ざし人であるその人に伝わっていると、あとの処理がスムーズに運びやすいものです。
この場合、「どのようなご用件でしょうか」では、ちょっとつっけんどんな感じがしますが、「私でよろしかったら、ご用件を伺っておきますが」と言えば、お客様に与える印象もよく、またお客様も名ざし人も助かることでしょう。

なお、代わって用件を聞いたときは、先方から聞かれる前に自分の苗字を伝えます。誰が受けたかという責任の所在がはっきりすると同時に、用件の訂正や変更などで再度こちらに電話したいときなどにも好都合だからです。


白沢節子