納期遅れ、注文品違い、欠陥品の配送、回答の未収や遅延、書類ミスなどといったことでクレーム（苦情）が発生することも少なくありません。
こうしたクレームを手紙で伝える場合ですが、いくら相手に非があるときでも、そうした怒りや不満を伝える際にはやはり伝え方というものがあります。
電話と違って手紙はあとあとまで残るだけに、書き方にも配慮が望まれます。
いくら怒り心頭に発したあまりのクレームの手紙でも、時候の挨拶、日ごろの取引に対する感謝の言葉は必要です。
いきなり怒りや不満をぶつけられては、それを読んだ人は「品性のない人だ」「ビジネス社会の常識がわかってない会社だ」と不快に思うだけです。

「拝啓、貴社益々ご盛栄の段ご同慶に存じます。平素は格別のご愛顧を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、かねてよりご連絡申し上げました○○の件につき、期日が過ぎても回答がなく……」

と、紳士的に書き出して、それからこちらの強い気持ちをあとの文中に毅然として織り込むことです。


白沢節子