電話で用件を受けたら必ずその内容を復唱するということは、どこの会社でも求められていることです。

たとえば、「○○支店」を「○○支社」というように思い込むのは、復唱をし忘れたときに起こりやすいものです。
復唱をすれば、「いえ、支社ではなく、支店です」などと訂正してもらえるうえ、ミスを防ぐこともできるのです。

とくに数字を電話で受けたときは、必ず復唱をするのが常識ですが、このとき「復唱いたします」と言って繰り返す人がいますが、少し大げさな感じがします。
また「繰り返します」という言い方には、抵抗を感じる人もいるかもしれません。そういうときはさりげなく、「そういたしますと……」という言葉ではじめれば、響きも柔らかくなります。

しかし、復唱は単に機械的に相手の言ったことを繰り返せばいいというものでは、ありません。
「そういたしますと、それはこういうことでございますね」と、相手の話を自分なりに整理・要約して伝えることも立派な復唱として大切なことです。相手もそれが自分に正確に伝わったことに安心するに違いありません。


白沢節子