内・外を飛び回る忙しい日々を送っている人にとって、何よりありがたいのは留守中の用件を代わって的確に受けてくれ、それを自分に伝えてくれる周囲の人たちの存在です。この伝言が不的確だと、たちまち仕事に大きな支障をきたすからです。
たとえば、
「課長、○○商工から電話がありました」
「○○商工の誰？」
「それが、ついウッカリして氏名を聞かなかったので」
「何時ごろ？」
「何時だったかな……２時過ぎだったかな。いや２時前だったように思いますが……」
こんな伝言では、留守番電話のほうがずっとましです。
自分が受けた用件を的確に伝えるためには、「５Ｗ１Ｈ法」で必要な情報にもれがないかどうかチェックすることが大切です。
「５Ｗ１Ｈ」とは、いつ（When）、誰が（Who）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）のことです。
この「５Ｗ１Ｈ」にしたがって、
「○○社の○○様が、○○の件で最終的な話をしたいので、○○ホテルに○時にお越しいただきたいとおっしゃっていました」
と簡潔にメモをすれば、行き届いた伝言になります。
なお、この「５Ｗ１Ｈ」によるチェック法は、命令や指示を受けるときや報告するときなどにも使えます。いつも頭に入れておきたいことです。


白沢節子