電話を入れたとき、本人が不在で代理の人が出ることがよくあります。
たとえば私のオフィスには、お客様から電話がかかってきて、
「先生を駅までお迎えに参りますが、何時に到着されますか」
「お食事の用意をしたいのですが、どのようなものがお好みですか」
などと聞かれることがあります。
この電話に代わりの者が出たとき、「○時着です」「和食です（和食が好きです）」では事務的ですし、相手の好意に感謝する気持ちが出ません。
こういうときは、
「駅までお迎えいただけるのですね、ありがとうございます。到着の時間ですが……」
「お食事のお心遣いありがとうございます。どちらかというと和食を好んでおります」
と私に代わって感謝の言葉を言えば、お客様は「迎えに行くことを感謝されているようだ。快く迎えにいこう」「食事への心遣いをわかってもらえて嬉しい」と感じられ、お互いの気分もよくなります。
また、逆の立場で電話を入れたとき、担当者不在で代わりの人にことづけを頼むときは、用件を伝えたあと、
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
と言うと、代わりの人は間違いなく伝えなければ、と思うものです。


白沢節子