1人当たり5,000円以下の接待飲食費は交際費等に該当しないこととされるが、あくまでも得意先等外部の者に対する接待飲食費にこの取り扱いを認めているのであって、もっぱら法人の役員や従業員の飲食のために支出する費用（いわゆる社内飲食費）は原則どおり交際費等とされる。「1人当たり5,000円以下」及び「社外接待飲食費」であることを確認するために、以下の事項を記載した書類を保存している場合に限り、5,000円以下接待飲食費としての取扱いを適用することとしている。

1. 飲食等のあった年月日
2. 飲食等に参加した得意先、仕入先その他事業に関係のある者等の氏名または名称およびその関係
3. 飲食等に参加した者の数
4. 支出した飲食費の金額、飲食店・料理店等の名称および所在地
5. その他参考となるべき事項

このうち、2.の参加した者の氏名については、原則として参加者全員の氏名を記載しなければならないこととされている。「1人当たり5,000円以下」を計算するためには、飲食費として支出した金額と参加者数があれば足りるが、参加者数が真正であることを証明するための要件と考えられる。自社が主催するパーティー等で多数の取引先等を招待している場合等は、その参加者数が真正である限りにおいて「○○会社、△△部、□□部長他10名」といった記載でも問題ないこととされているが、原則としては、参加者全員の氏名の記載が必要であると考えていたほうがよい。
これらを記載する書類の書式は特に定められていない。飲食店の領収書等に直接記載することでも足りるが、各要件の記載漏れを防止するためには、上記の要件のすべてが網羅できる「交際費等経費精算書」等の専用様式を社内で設ける等の工夫も必要であろう。