出荷の準備とともに、輸出信用状に記載されている項目を踏まえて船積書類の手配・作成、とくに納品書に相当するINVOICEの作成については次のように若干の注意が必要となる。

信用状を入手したら、信用状の条件に従って輸出すべき貨物を手配し、それと並行して船積書類を作成しなければなりません。

貨物の手配
貨物の手配とは、自社で製造している貨物であれば、注文のとおりに輸出梱包して出荷の準備をすればよい。自社の製品でない場合は、メーカーや問屋から仕入れて出荷の準備をすることである。

船積書類（SHIPPING DOCUMENTS）のつくり方
作成すべき船積書類とは、基本的には信用状に書いてある書類のことであるが、そのほかにも輸出の法律と規則に従って手配しておくべき書類がある場合がある。前項（Ｑ　輸出信用状を読む際の留意点は）の輸出信用状の見本のケースでは、信用状で要求されている書類はINVOICE、運送書類、PACKING LIST、原産地証明書の４種類であるが、これらの書類のなかで運送書類は運送会社が発行する書類であるから輸出者が手配する必要はない。
原産地証明書は、商工会議所に依頼して発行してもらう書類である。
したがって、輸出者が作成すべき書類は、INVOICEとPACKING LISTになる。これらの書類は、貨物を出荷するときに添付して、輸出通関手続きと船積みのためにも使うが、後日、輸出手形の買取手続きにも使うから少し多めにつくっておけば便利である。
次に、INVOICEの見本を示しておこう。

INVOICEは、国内の取引で使う納品書に相当する書類である。作成方法についてとくに規則はないので上の見本のようにつくればよいが、信用状統一規則の第38条に従って、INVOICEの金額は信用状金額を超えないように、そしてINVOICEの物品の記述は信用状と一致するように作成する必要がある。
それから、INVOICEの署名（サイン）は、原則として輸出手形の振出人のサインと一致していなければならないことになっている。
見本のINVOICEに信用状番号（ここではNo.3005）が書いてあるのは、信用状の記載事項に「すべての書類には信用状番号が記載されていなければならない」と書いてあったからである。
また、左下にあるE&OEというのは、Errors and Omissions Excepted（間違いや記載漏れは後で訂正する権利を保留する）という意味である。
次に示した梱包明細書（PACKING LIST）は、本来、INVOICEの補助的な書類であり、INVOICEに梱包明細を書いておけば、わざわざ別に作成する必要のない書類とされている。しかし、前項の信用状の見本のケースのように、信用状の添付書類としてPACKING LISTが要求されている場合は作成しなければならない。

見本の梱包明細書の下部にあるGross WeightとMeasurementの数値は、運賃を計算するときの基礎となる数字であるから、公認の権限のある検量業者の発行する容積重量証明書に基づく数字を記入しなければならないことになっている。
なお、容積重量証明書（通称：メジャーリスト）の手配は、輸出者が自分で行なう必要はなく、通関業者に頼んでおけば手配してくれる。

著者
井上　洋（井上貿易事務所代表・貿易コンサルタント）