上記1～5の事項について、退職者から記載の請求があった場合は、必ず記載する必要がある。逆に、請求のない事項を記載してはならない。

たとえば、「1～4のみ記載してください」と請求された場合は、たとえ法定記載事項であっても、5を記載するのは労働基準法違反となる。同様に、「解雇の事実のみ記載してください」と請求されたにもかかわらず、解雇の理由まで記載することも労働基準法違反となる。

このように、退職証明書の記載事項は、退職者の請求内容によって変化することに注意が必要である。下掲は退職証明書のモデルである。

なお、従業員が記載事項を指定せず、単に「退職証明書をください」と請求してきた場合は、何を記載するのか、または記載しないのかが不明であるため、記載すべき事項を本人に確認する必要がある。