新たに従業員が入社する場合は、人事・労務管理と社会保険関係の手続きを行なうために必要な書類を提出させる必要がある。
入社時に提出させる一般的な書類は、次のとおりである。

1. 住民票記載事項証明書
   従業員の氏名、性別、生年月日、住所を把握して労働者名簿を作成したり、社会保険の各種手続きに使用する。
   
   以前は、「戸籍謄本」や「住民票の写し」の提出を義務づけている会社もあったが、個人のプライバシー侵害や差別につながりかねないため、現在では「住民票記載事項証明書」を提出させることとされている。

   戸籍謄本
   住民票の写し

   →

   住民票記載事項証明書

2. 年金手帳　注：マイナンバーを収集している場合は不要となる。
   社会保険の加入手続きに必要となる。なお、年金事務所等での手続き時に原本や写しを提出する必要はない。
3. 雇用保険被保険者証（加入歴がある者のみ）
   雇用保険の加入手続きに必要となる。なお、公共職業安定所での手続き時に原本や写しを提出する必要はない。
4. 源泉徴収票（入社の年に前職から給与所得があった者のみ）
   年末調整を行なう際に必要となる。
5. 給与所得の扶養控除等（異動）申告書
   毎月の給与計算を行なうために必要となる。なお、申告書には、原則として、従業員と扶養家族のマイナンバー（個人番号）を記入する欄がある（詳細は「入社時のマイナンバー収集」を参照）。
6. 通勤経路図
   通勤手当を適正に支給するため、公共交通機関を利用する際の経路図を提出させる。なお、自宅周辺地図を記載させることは、プライバシー保護や差別排除の観点から避けるべきであることに注意する。
7. 免許証、技能講習修了証等の写し
   特に、社有車の使用または私有車の業務使用を認めている場合には、会社としての管理責任を果たすためにも、必ず対象者の運転免許証を確認する。
8. 身元保証書
   従業員の非違行為（服務規律に反する行為など）により会社が損害を被った場合のリスクヘッジとして必要となる。なお、2020年4月1日以降、身元保証書については、有効となるためには賠償額の上限を定めることが必要になっている。
9. 誓約書
   守秘義務、誠実に勤務すること、会社の指示命令に従うことなどを定めた誓約書である。多くの会社で提出を義務づけている。
10. マイナンバーを収集するための書類
    従業員のマイナンバーを収集するため、次の(1)か(2)のいずれかを提出させる（詳細は「入社時のマイナンバー収集」を参照）。
    （1）個人番号カード
    （2）通知カード＋免許証等の顔写真付きの公的証明書