ビジネスわかったランド （会社行事）
祝賀記念
支店・営業所開所式
<< 支店・営業所開所式の目的 >>
支店・営業所の開設は、その地域に拠点をもって営業エリアを拡大するとともに、よりキメ細かな得意先フォローを進めることをねらいとしており、当然のことながら、その開設行事は次のように社外にウェートを置いて実施することになる。
イ．地域居住者に対して支店・営業所開設をＰＲする
ロ．地域所在の官公庁、関連他企業、地元団体（商工会等）へ挨拶することにより、今後の業務遂行の円滑化を期す
しかし一方、社内的にも社業発展段階の１つの節目をなすものとして、これを機会に、地域社会への奉仕と社業の発展に邁進することを誓わしめる意味をもつものである。
<< 事前準備 >>
事前準備の注意事項は次のとおり。
（１）日程の決定と会場の確保
支店・営業所開設日は、開設準備の進行状況や対外的なアピール効果などを勘案して、トップの政策的判断で決定されるが、開設記念行事は開設の日に行うのが原則である。しかし、場合によっては、開設日に式典のみを行い、日を改めて祝賀行事を行うケースもある。
いずれにしても、式典は支店・営業所の会議室等で行い、祝賀会はホテルや会館などを利用するケースが多い。ホテルなどを利用する場合、開設日が決まったらすぐ予約をしなければならない。
とくに式典終了後、場所をかえて祝賀会を行うときは、移動に便利な場所を探すことと、移動の時間を見込んだ時間設定をすることが重要なポイントとなる。
（２）招待者リストの作成
招待者は、支店・営業所エリア内の関連官公庁、関連団体、地元関係者（町内会、商店会、有力者等）のほか、支店開設に当たってとくに世話になった人などが対象となる。
招待者の決定は、今後の業務運営が円滑にいくかどうかにかかわるので慎重を期す。地元関係者の選定は、町会長や有力者の意見を聞くとよい。
（３）招待状の作成・発送
招待者リストができたら、招待状の作成・発送の手筈をとる。招待状は次の文例等を参考として作成する。完成したら、出欠の返信用ハガキ、会場までの案内図、記念品引換券、式次第、スピーチ依頼書などを同封し、少なくとも２週間ぐらい前には相手に届くよう投函する。その際、宛名書きは毛筆で行うのがよい。
（４）記念品の選定、発注
式典・祝賀会の招待者に配る記念品と、支店・営業所開設に当たってとくに功労のあった方に感謝状とともに贈呈する記念品を選定し発注する。
支店・営業所の開設は、会社が初めてその地域へ進出するわけで、記念品１つでもお客が会社を判断する材料とされることが多いので、センスのあるものを吟味することが肝要である。自社製品あるいは自社取扱品で適当なものがあれば、会社のＰＲ効果も期待できる。
社章や社名を入れる時間を考慮し、早めに注文する。
（５）配付資料等の準備
式典・祝賀会の招待客に会社の概要を知ってもらうため、「会社案内」「製品カタログ」等の資料を選定、準備するほか、「支店（営業所）開設のご案内」を作成する。
<< 当日の運営 >>
（１）当日の式次第
イ．式典式次第モデル
・開会の辞
・社長挨拶
・支店長挨拶
・来賓祝辞
・感謝状贈呈
・万歳三唱
・閉会の辞
ロ．祝賀会式次第モデル
・開会の辞
・社長挨拶
・支店長挨拶
・来賓祝辞１
・乾杯
・祝宴
・来賓挨拶２（祝電披露、支店スタッフ紹介）
・アトラクション
・万歳三唱
・閉会の辞
当日は式典に引き続き場所を移動して祝賀会を運営するが、受付係、宴会演出係および設営係の一部は、２時間くらい前には祝賀会会場に先行し、会場の設備状況、受付名簿等資料類のチェック、ホテル側の準備状況の確認を行う。
受付係は、１時間くらい前に、早めに到着するお客を迎える態勢を整える。
（２）会場のレイアウト・飾付け、演出等
イ．式典関係
支店・営業所内の会議室を利用する場合のレイアウト、飾付けの例を次に示す。正面に吊看板および国旗・社旗を飾り、演卓に盛り花を置く。人数が50～60名以上になるときは、マイクを用意する。壁際に紅白のまん幕を張れば華やかな雰囲気をつくり出せる。
式典会場レイアウトモデル
ロ．祝賀会関係
ホテルの施設を実地に確かめ、ホテルの宴会係のアドバイスを受けながら、支店・営業所の開設披露にふさわしいレイアウト、飾付け、演出を検討する。
最近は、立食形式のパーティーが多いようだが、この場合はお客が１か所に固まらないようなレイアウトを考える。盛り花や氷柱もよいが、模擬店を配置することで会場の豪華さを演出できる。宴会の雰囲気を盛り上げるため、バンド演奏、余興、アトラクション等を予算との兼合いで検討する。
祝賀会場レイアウトモデル
<< 後始末とフォローアップ >>
（１）出席者に対して
出席者に対しては、できるだけ早く礼状を出す。礼状に添えて本人が写っているスナップ写真を同封すると喜ばれる。また、ＶＩＰに対しては、翌日、支店長が直接出向いて挨拶する。
（２）欠席者に対して
欠席者に対しては、挨拶状に会社案内や記念品を添えて送る。ＶＩＰの場合は、幹部が出向いて届けるのが好ましい。
（３）収支決算書等関係資料の整理
支払いが済んだら収支決算書を作成する。また、創立記念日や新商品発表会など今後会社行事を行ううえで参考となる以下の資料を整理しておく。
・招待者出欠表（代理出席の場合は、代理者の役職もわかるようにしておく）
・祝儀、記念品、祝電をいただいた方のリスト
・スケジュール、役割分担、会場レイアウト、演出、その他行事全般についての反省点等
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
「法人成り発表会」を参照。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
支店・営業所の開設は、その地域に拠点をもって営業エリアを拡大するとともに、よりキメ細かな得意先フォローを進めることをねらいとしており、当然のことながら、その開設行事は次のように社外にウェートを置いて実施することになる。
イ．地域居住者に対して支店・営業所開設をＰＲする
ロ．地域所在の官公庁、関連他企業、地元団体（商工会等）へ挨拶することにより、今後の業務遂行の円滑化を期す
しかし一方、社内的にも社業発展段階の１つの節目をなすものとして、これを機会に、地域社会への奉仕と社業の発展に邁進することを誓わしめる意味をもつものである。
<< 事前準備 >>
事前準備の注意事項は次のとおり。
（１）日程の決定と会場の確保
支店・営業所開設日は、開設準備の進行状況や対外的なアピール効果などを勘案して、トップの政策的判断で決定されるが、開設記念行事は開設の日に行うのが原則である。しかし、場合によっては、開設日に式典のみを行い、日を改めて祝賀行事を行うケースもある。
いずれにしても、式典は支店・営業所の会議室等で行い、祝賀会はホテルや会館などを利用するケースが多い。ホテルなどを利用する場合、開設日が決まったらすぐ予約をしなければならない。
とくに式典終了後、場所をかえて祝賀会を行うときは、移動に便利な場所を探すことと、移動の時間を見込んだ時間設定をすることが重要なポイントとなる。
（２）招待者リストの作成
招待者は、支店・営業所エリア内の関連官公庁、関連団体、地元関係者（町内会、商店会、有力者等）のほか、支店開設に当たってとくに世話になった人などが対象となる。
招待者の決定は、今後の業務運営が円滑にいくかどうかにかかわるので慎重を期す。地元関係者の選定は、町会長や有力者の意見を聞くとよい。
（３）招待状の作成・発送
招待者リストができたら、招待状の作成・発送の手筈をとる。招待状は次の文例等を参考として作成する。完成したら、出欠の返信用ハガキ、会場までの案内図、記念品引換券、式次第、スピーチ依頼書などを同封し、少なくとも２週間ぐらい前には相手に届くよう投函する。その際、宛名書きは毛筆で行うのがよい。
（４）記念品の選定、発注
式典・祝賀会の招待者に配る記念品と、支店・営業所開設に当たってとくに功労のあった方に感謝状とともに贈呈する記念品を選定し発注する。
支店・営業所の開設は、会社が初めてその地域へ進出するわけで、記念品１つでもお客が会社を判断する材料とされることが多いので、センスのあるものを吟味することが肝要である。自社製品あるいは自社取扱品で適当なものがあれば、会社のＰＲ効果も期待できる。
社章や社名を入れる時間を考慮し、早めに注文する。
（５）配付資料等の準備
式典・祝賀会の招待客に会社の概要を知ってもらうため、「会社案内」「製品カタログ」等の資料を選定、準備するほか、「支店（営業所）開設のご案内」を作成する。
<< 当日の運営 >>
（１）当日の式次第
イ．式典式次第モデル
・開会の辞
・社長挨拶
・支店長挨拶
・来賓祝辞
・感謝状贈呈
・万歳三唱
・閉会の辞
ロ．祝賀会式次第モデル
・開会の辞
・社長挨拶
・支店長挨拶
・来賓祝辞１
・乾杯
・祝宴
・来賓挨拶２（祝電披露、支店スタッフ紹介）
・アトラクション
・万歳三唱
・閉会の辞
当日は式典に引き続き場所を移動して祝賀会を運営するが、受付係、宴会演出係および設営係の一部は、２時間くらい前には祝賀会会場に先行し、会場の設備状況、受付名簿等資料類のチェック、ホテル側の準備状況の確認を行う。
受付係は、１時間くらい前に、早めに到着するお客を迎える態勢を整える。
（２）会場のレイアウト・飾付け、演出等
イ．式典関係
支店・営業所内の会議室を利用する場合のレイアウト、飾付けの例を次に示す。正面に吊看板および国旗・社旗を飾り、演卓に盛り花を置く。人数が50～60名以上になるときは、マイクを用意する。壁際に紅白のまん幕を張れば華やかな雰囲気をつくり出せる。
式典会場レイアウトモデル
ロ．祝賀会関係
ホテルの施設を実地に確かめ、ホテルの宴会係のアドバイスを受けながら、支店・営業所の開設披露にふさわしいレイアウト、飾付け、演出を検討する。
最近は、立食形式のパーティーが多いようだが、この場合はお客が１か所に固まらないようなレイアウトを考える。盛り花や氷柱もよいが、模擬店を配置することで会場の豪華さを演出できる。宴会の雰囲気を盛り上げるため、バンド演奏、余興、アトラクション等を予算との兼合いで検討する。
祝賀会場レイアウトモデル
<< 後始末とフォローアップ >>
（１）出席者に対して
出席者に対しては、できるだけ早く礼状を出す。礼状に添えて本人が写っているスナップ写真を同封すると喜ばれる。また、ＶＩＰに対しては、翌日、支店長が直接出向いて挨拶する。
（２）欠席者に対して
欠席者に対しては、挨拶状に会社案内や記念品を添えて送る。ＶＩＰの場合は、幹部が出向いて届けるのが好ましい。
（３）収支決算書等関係資料の整理
支払いが済んだら収支決算書を作成する。また、創立記念日や新商品発表会など今後会社行事を行ううえで参考となる以下の資料を整理しておく。
・招待者出欠表（代理出席の場合は、代理者の役職もわかるようにしておく）
・祝儀、記念品、祝電をいただいた方のリスト
・スケジュール、役割分担、会場レイアウト、演出、その他行事全般についての反省点等
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
「法人成り発表会」を参照。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
