ビジネスわかったランド （会社行事）
販売促進
特約店・販売店への感謝・表彰式
<< 特約店・販売店への感謝・表彰式の目的 >>
（１）社内的な意味
イ．セールスキャンペーンの終了に当たって、販売第一線で活躍、協力してもらった特約店・販売店に感謝の意を伝える。
ロ．特約店・販売店の努力が自社の業績に貢献していることを全社、とくに営業以外の部門に再認識させる機会とする。
ハ．日常業務のマンネリ化を防ぐために、社外の人々を招いて行事を行い、刺激活性化の役割をもたせる。
ニ．販売第一線で消費者に接する機会の多い人々と接することで、ナマの情報収集の場にすることができる。
（２）社外的な意味
イ．営業活動における一定期間の苦労に報い、謝意を伝える儀式として挙行する。
ロ．一定期間の結果をもとに、次のステップのスタート点であることを認識してもらう機会とする。
ハ．セレモニーの実施を対外的に発表することで、業界内やマスコミに会社の動向を示す機会とする。
ニ．日頃、販売面で協力してもらっている人々に、当社の展望を認知してもらう機会とし、さらに販売協力を推進する。
ホ．販売店等に、接触の機会が少ない営業以外の部門の幹部と情報交換してもらう。
（３）感謝・表彰式の実施要因
イ．感謝式
自社の特定期間、たとえば決算期、社内キャンペーン期間に予想以上の成果をあげることができ、それが販売店等の努力、協力の結果であるときに実施する。この場合、協力順位等はつけず、同列の扱いで行う。
ロ．表彰式
セールスキャンペーン、販売コンテスト、その他コンテストの入賞者に対して行うもので、定めた期間中の、ルールに基づいた成績の順位が基本となる。これは、決められたルールのなかでの成績結果であり、販売店等の格付けとは異なる。
いずれにしても、得意先相手の行事はうまく運んで当たり前のものである。逆に、わずかなミスでもケチをつけられやすいので、周到な準備、粗相のない運営が必要である。
<< 事前準備 >>
（１）準備委員会の設置
表彰式は、そのほとんどがセールスキャンペーン等、対外的にルールを定め、その結果によって催行するものであるから、キャンペーン等の企画段階で実施する時期が大枠として決まってくる。
一方、感謝式には特別のルールがなく、どちらかというと自社の都合で催行するか否かを決めるものである。
セールスキャンペーン等の表彰式の準備委員会は、キャンペーン事務局（企画段階から設置）が中心になって推進すればよい。キャンペーン期間を仮に２～３か月としても、企画段階からすれば終了までに６か月ぐらいの期間があるはずであるから十分対応できる。感謝式の場合は、実施素案作成時点で準備委員会を設置していなければ、無理が生ずる。
イ．委員会のメンバーと人数
当日は、会社あげての対応となるが、委員会の人数は多ければよいとは限らない。運営と役割からみて10名前後で構成すればよい。
メンバーとしては、キャンペーン事務局の中心となる営業部門を軸に、総務部門、広報・宣伝部門から各２名くらい、場合によっては技術部門から１名加えてもよい。
ロ．委員会のリーダー
会社組織では、命令系統を重視するため、上部から選定したほうが検討・決定がスムーズにいくと考えがちである。委員会リーダーもメンバーのなかでの最高役職者を選ぶことが多いが、それでは独裁運営となる危険性もある。メンバーのなかで、最高役職者でなく、２～３番目くらいの位置の人をリーダーに任命するとよい。
ハ．委員会の社内的位置づけ
委員会は、準備、実施、後始末まで、運営のすべてを担当する。この行事は得意先を中心としたものであるから、その完遂のために全力を注がねばならない。したがって、委員がいる部署の上司は、委員の日常業務を軽減する配慮がほしい。
（２）規模、内容、出席者の検討と決定
表彰対象者の数は、ルールに従って決まる。対象者が少ない場合、努力賞など新たな賞項目を設定すべきである。感謝式は、対象者枠の設定をしなければならない。得意先数にもよるが、支店ごとの人数や地区別の人数などを勘案し、l00社以上を招待したい。
内容は、第１部は式典、第２部は懇親パーティーとし、記念の講演やアトラクションを加えるか否かの検討をする。
招待するのは、相手企業の代表者である社長が普通であるが、販売貢献面からすれば営業部長でもよい。そのキャンペーンでトップ表彰する販売店等には、特別に２名以上の枠を用意してもよい。
（３）スケジュール表の作成と業務分担
イ．スケジュール表作成のポイント
当日を中心に、前日までの準備スケジュール、終了後のフォロースケジュールに分けて作成する。当日のスケジュールは、時間を細かく分け、具体的なチェック項目を入れて作成する。
当日の運営がスムーズにいくかどうかは、準備の善し悪しによって決まるとよくいわれるが、準備段階のスケジュールは、そのとおり完遂するように努める。また、当然のことだが、外部業者には、完了予定時点から逆算して作業を依頼する。
ロ．スケジュールと業務内容モデル
スケジュールモデルは、次のとおり。
特約店・販売店への感謝・表彰式スケジュールモデル
（４）予算設定のポイントと予算書
この行事は有力得意先が中心となる招待行事であるから、予算は十分にとりたい。得意先の販売に協力したことが報われたという気持ちを大切にし、会場に入ってから、パーティー、宿泊そして帰るまでの雰囲気づくりがポイントである。金銭で解決できない部分も多々あるが、ある程度は予算で対応できると考えたい。
通常の業務で使用する予算の３～５割増しを設定すれば相応の接待ができる。たとえばＪＲはグリーン車を使うとか、食事も最上でなくとも特上クラスにすることによって、姿勢の一端は読み取ってもらえるはずである。
予算書の項目と設定ポイントは次のとおり。
・会場等………セレモニー会場と宴会場の費用は別々に設定する
・会場諸雑費………飾付けや、機器等の使用料金
・交通費………参加者の実費交通費と茶菓代（弁当代）
・宿泊費………前日・当日宿泊の人数×単価（朝食込み）
・宴会費………宴会料理、飲み物、バンケット・ホステス等
・記念品代………参加予定者×単価
・賞品代………表彰式で賞品を出す場合、記念品は手土産程度
・表彰状等………１枚ごとの手書きか、印刷かで差が出る。できれば手書き
・案内状等………印刷物作成費
・諸雑費………細部における経費等で準備期間に支出が多い
・予備費………全体の７～l0％を予算化しておく
この行事で大きな費用は交通費、宿泊費、宴会費であり、より満足してもらうために設定された予算のなかでどう使うかがポイントである。
当日宿泊は別として、前日宿泊は避けるように当日の時間配分をする。東京で実施する場合、午後の開始とすれば、ほとんどの地区から当日の朝出発で間に合う。それに伴い、交通手段はできるだけ短時間コースを選定すればよい。
式典と宴会は原則的に同一建物を使用して移動を避ける。宿泊場所と会場間の移動は徒歩３分以内とする。バスをチャーターして移動する方法もある。
（５）見積りのチェックと値引き交渉
会場、宿泊はホテル側で定めた価格が基本単価となる。その価格どおりなのか、若干でも値引いた見積りがあるのか、予約時に決めておくこと。無理な価格交渉よりも現物サービスを要請して内容を盛り上げるとよい。
たとえば、部屋へのフルーツや朝夕刊のサービスなどのほうが招待客には喜ばれるはずである。会場についても、価格サービスを強要するよりも、若干の時間超過は認めてもらうとか、花などをサービスしてもらうほうがよい。
相手が応じやすい条件を出すのが、値引き交渉のポイントである。価格だけの交渉では、どこかでサービス軽視になる恐れがある。
（６）関係者への連絡等と案内文モデル
感謝・表彰式で、その賞を受ける人が欠席していては盛り上がらない。とくにトップ表彰者の場合はなおさらである。したがって、日程の決定にもある程度の配慮をして、ＶＩＰのスケジュールを確認しておく。子息の結婚式などと重なれば、当然そちらを優先するから、あらかじめ状況を把握しておかなければならない。
日程が決まったら、まず連絡をして相手のスケジュールに組み込んでもらう。連絡は電話、ファクシミリ等をフル活用して、招待する当人に伝える。この場合、後日正式案内をするという断りを入れておくとよい。
（７）感謝・表彰式参加条件での営業推進
感謝・表彰式に参加するための条件をもう一歩でクリアできるような実績の販売店には、営業部等が積極的にバックアップして参加できるように努める。この場合、「参加できるので…」という案内はタブーである。
キャンペーン等について、販売店のほうは表彰されなくてもよいと思っている場合もあるだろうが、営業担当にとっては１店でも多く参加してもらうことが自己実績に結実するので、表彰対象に到達可能ならば、ぜひクリアさせるようにプッシュすべきである。
<< 当日の運営 >>
（１）得意先の応対ポイント
イ．応対は対等に
感謝状贈呈式の場合は、得意先への応対は対等でなければならない。日頃の取引高や取引年数の長短で差別をしてはならない。出席得意先はすべて同じ位置づけである。ただ長老の方や、遠方より参加された方には物理的ハンディをカバーするねぎらいの言葉はほしい。
表彰式では順位があり、その順位を無視するわけにはいかない。表彰状授与の順位や、代表挨拶にしてもその位置づけを忠実に守る。といって上位入賞者だけに傾注するのもよくない。序列と平等という相反する２つをバランスよく調整して応対すること。
ロ．担当者の応対心得
参加得意先は自店の担当者と接触するのは気楽であるが、担当者の上司、まして社長、役員となると緊張するのが当然である。セレモニーの厳粛ななかにもゆとりをもってもらうために、担当者は心して自分の担当先と接触しておくこと。
ハ．バランスのよい応対
得意先の方々には、社交性に富んでいる人もいれば、反面社交性に乏しい人も参加している。ロビー、宴会場等で注意して応対をすること。
（２）式次第と祝宴のチェックポイント
イ．式次第モデル
・開会の言葉（司会進行は総務部長、営業部長等部長クラス以上）
・社長挨拶（感謝の意と次のステップへの協力依頼を主とする）
・感謝・表彰状授与（感謝状は南北いずれかの地区から、表彰状は順位による）
・代表者挨拶（受賞者を代表して１名の挨拶）
・閉会の言葉
ロ．宴会次第モデル
・開会宣言
・社長挨拶
・来賓挨拶
・乾杯（受賞者の第２位の人、あるいは長老などにお願いする）
・アトラクション
・閉会宣言（万歳三唱で終了してもよい）
ハ．記念講演
・記念講演は司会進行担当が講師の紹介をする
・終了後講師がパーティーに参加するのであれば、その旨も終了時点に発表する
・形式的なことと内容、目的を組み合わせて時間配分をする
・外部の人にスピーチをお願いするときは、あらかじめ使用時間とスピーチの順番を連絡しておく
（３）アトラクション等の進め方
宴会を盛り上げるアトラクションには、２つの方法がある。１つは、プロに芸を依頼するもの。もう１つは、参加者のなかから、かくし芸を出してもらうものである。
アトラクションではカラオケの人気も高く、愛好者も多いのでこれを主にした出し物を組み込んでもよい。その際、オープニングとエンディングがポイントになる。
できれば、生演奏で、最初はセミプロが歌い、参加者をその雰囲気に酔わせてから歌唱してもらう。最後は演奏のみで締めくくるとよい。
プロ・セミプロ等外部の人を依頼しない場合の進め方は、スムーズに入っていかないと白けるので注意する。また、ゲームで通してもよい。
（４）当日の運営チェックリスト
式典関係
宴会関係
（注）写真・ビデオ担当と撮影ポイントを打ち合わせておくこと。
（５）会場レイアウトと飾付けモデル
イ．式典会場の注意点
・自社社員は指定された席に着席
・表彰者のトップグループは中央前席
・会議中は出入口を閉じる
ロ．宴会場の注意点
・席はフリーとする
・バランスよく参加者がテーブルを囲むようにする
<< 後始末とフォローアップ >>
（１）参加者のフォロー
イ．参加した人が、無事に帰社して業務についているかを確認する。
ロ．出席のお礼を述べるとともに、不満がなかったかそれとなく聞く。もし、当方のミスで不満をもった場合は即刻、陳謝する。
ハ．次へのステップとしてさらに販売協力をお願いする。
ニ．印象を強化するためにスナップ写真等を届ける。
（２）欠席者のフォロー
残念ながら都合で欠席された方には、速やかに以下の処置をする。
イ．表彰状等、当日渡すべきであったものを届ける。
ロ．当日の盛会状況を説明し、次回には必ず出席してもらうようお願いする。
ハ．これまで以上の販売協力を依頼する。
（３）招待対象外の得意先のフォロー
イ．式典の概要を説明する。拒否的反応を示した場合は簡単にする。
ロ．次回にはぜひとも参加してもらえるように、販売協力の依頼と応援策を具体的に提案する。
いずれにしてもポイントは、印象を深めるとともに、次回も、あるいは次回こそ参加したくなるように進めること。
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
（１）支出費用の処理
仮払いの精算、支払い費用の確定によって総費用を確定させる。交通費等の立替えをお願いした分は十分に配慮して精算をすること。ホテル等でプライベート費用を未精算のまま帰った参加者に対しては、わずかな額なら当方で負担するが、多額の場合や、負担することが不公平になる分についてはホテルから当該参加者に請求してもらう。
この場合、ホテル側の手違いという詫び状を付けておくように計らい、印象を悪くしないよう配慮する。
（２）税務取扱い
この行事では、その支出額の大半が交際費的支出となり、課税対象額となるので、課税対象額の正当な仕訳が求められる。交際費と判定する費用と白黒つかない費用については、経理や税理士と事前に打ち合わせ、明確な仕訳ができるように明細を受け取ること。
タレント、外部講師の出演料、謝礼金等については、源泉徴収をして、その額の納税をする。
<< 販促行事の話題づくりのポイント >>
（１）マスコミ等の活用
当日の内容を業界紙等にとり上げてもらう。参加者はそれを見てより印象を深めることになり、非参加者には次の機会の参加を促すことになる。営業担当は、この記事をセールスツールの１つとして活用することができるので利用価値は高い。
（２）印象に残る仕掛けづくり
式典、宴会などに特異性をもたせずに遂行することは、無事に行事を終了させることはできても、印象に残らない。失礼にならない範囲での宴会の工夫や、土産の工夫を凝らすことによってユニークさも打ち出すようにする。
たとえば、社長、役員が宴席で挨拶しながらオリジナルテレホンカードを名刺がわりに手渡す。テレホンカードには、社長の好きな言葉が書き込んであるとか、「目標達成おめでとうございます」などのメッセージを大きく刷り込んでおくようにする。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
（１）社内的な意味
イ．セールスキャンペーンの終了に当たって、販売第一線で活躍、協力してもらった特約店・販売店に感謝の意を伝える。
ロ．特約店・販売店の努力が自社の業績に貢献していることを全社、とくに営業以外の部門に再認識させる機会とする。
ハ．日常業務のマンネリ化を防ぐために、社外の人々を招いて行事を行い、刺激活性化の役割をもたせる。
ニ．販売第一線で消費者に接する機会の多い人々と接することで、ナマの情報収集の場にすることができる。
（２）社外的な意味
イ．営業活動における一定期間の苦労に報い、謝意を伝える儀式として挙行する。
ロ．一定期間の結果をもとに、次のステップのスタート点であることを認識してもらう機会とする。
ハ．セレモニーの実施を対外的に発表することで、業界内やマスコミに会社の動向を示す機会とする。
ニ．日頃、販売面で協力してもらっている人々に、当社の展望を認知してもらう機会とし、さらに販売協力を推進する。
ホ．販売店等に、接触の機会が少ない営業以外の部門の幹部と情報交換してもらう。
（３）感謝・表彰式の実施要因
イ．感謝式
自社の特定期間、たとえば決算期、社内キャンペーン期間に予想以上の成果をあげることができ、それが販売店等の努力、協力の結果であるときに実施する。この場合、協力順位等はつけず、同列の扱いで行う。
ロ．表彰式
セールスキャンペーン、販売コンテスト、その他コンテストの入賞者に対して行うもので、定めた期間中の、ルールに基づいた成績の順位が基本となる。これは、決められたルールのなかでの成績結果であり、販売店等の格付けとは異なる。
いずれにしても、得意先相手の行事はうまく運んで当たり前のものである。逆に、わずかなミスでもケチをつけられやすいので、周到な準備、粗相のない運営が必要である。
<< 事前準備 >>
（１）準備委員会の設置
表彰式は、そのほとんどがセールスキャンペーン等、対外的にルールを定め、その結果によって催行するものであるから、キャンペーン等の企画段階で実施する時期が大枠として決まってくる。
一方、感謝式には特別のルールがなく、どちらかというと自社の都合で催行するか否かを決めるものである。
セールスキャンペーン等の表彰式の準備委員会は、キャンペーン事務局（企画段階から設置）が中心になって推進すればよい。キャンペーン期間を仮に２～３か月としても、企画段階からすれば終了までに６か月ぐらいの期間があるはずであるから十分対応できる。感謝式の場合は、実施素案作成時点で準備委員会を設置していなければ、無理が生ずる。
イ．委員会のメンバーと人数
当日は、会社あげての対応となるが、委員会の人数は多ければよいとは限らない。運営と役割からみて10名前後で構成すればよい。
メンバーとしては、キャンペーン事務局の中心となる営業部門を軸に、総務部門、広報・宣伝部門から各２名くらい、場合によっては技術部門から１名加えてもよい。
ロ．委員会のリーダー
会社組織では、命令系統を重視するため、上部から選定したほうが検討・決定がスムーズにいくと考えがちである。委員会リーダーもメンバーのなかでの最高役職者を選ぶことが多いが、それでは独裁運営となる危険性もある。メンバーのなかで、最高役職者でなく、２～３番目くらいの位置の人をリーダーに任命するとよい。
ハ．委員会の社内的位置づけ
委員会は、準備、実施、後始末まで、運営のすべてを担当する。この行事は得意先を中心としたものであるから、その完遂のために全力を注がねばならない。したがって、委員がいる部署の上司は、委員の日常業務を軽減する配慮がほしい。
（２）規模、内容、出席者の検討と決定
表彰対象者の数は、ルールに従って決まる。対象者が少ない場合、努力賞など新たな賞項目を設定すべきである。感謝式は、対象者枠の設定をしなければならない。得意先数にもよるが、支店ごとの人数や地区別の人数などを勘案し、l00社以上を招待したい。
内容は、第１部は式典、第２部は懇親パーティーとし、記念の講演やアトラクションを加えるか否かの検討をする。
招待するのは、相手企業の代表者である社長が普通であるが、販売貢献面からすれば営業部長でもよい。そのキャンペーンでトップ表彰する販売店等には、特別に２名以上の枠を用意してもよい。
（３）スケジュール表の作成と業務分担
イ．スケジュール表作成のポイント
当日を中心に、前日までの準備スケジュール、終了後のフォロースケジュールに分けて作成する。当日のスケジュールは、時間を細かく分け、具体的なチェック項目を入れて作成する。
当日の運営がスムーズにいくかどうかは、準備の善し悪しによって決まるとよくいわれるが、準備段階のスケジュールは、そのとおり完遂するように努める。また、当然のことだが、外部業者には、完了予定時点から逆算して作業を依頼する。
ロ．スケジュールと業務内容モデル
スケジュールモデルは、次のとおり。
特約店・販売店への感謝・表彰式スケジュールモデル
（４）予算設定のポイントと予算書
この行事は有力得意先が中心となる招待行事であるから、予算は十分にとりたい。得意先の販売に協力したことが報われたという気持ちを大切にし、会場に入ってから、パーティー、宿泊そして帰るまでの雰囲気づくりがポイントである。金銭で解決できない部分も多々あるが、ある程度は予算で対応できると考えたい。
通常の業務で使用する予算の３～５割増しを設定すれば相応の接待ができる。たとえばＪＲはグリーン車を使うとか、食事も最上でなくとも特上クラスにすることによって、姿勢の一端は読み取ってもらえるはずである。
予算書の項目と設定ポイントは次のとおり。
・会場等………セレモニー会場と宴会場の費用は別々に設定する
・会場諸雑費………飾付けや、機器等の使用料金
・交通費………参加者の実費交通費と茶菓代（弁当代）
・宿泊費………前日・当日宿泊の人数×単価（朝食込み）
・宴会費………宴会料理、飲み物、バンケット・ホステス等
・記念品代………参加予定者×単価
・賞品代………表彰式で賞品を出す場合、記念品は手土産程度
・表彰状等………１枚ごとの手書きか、印刷かで差が出る。できれば手書き
・案内状等………印刷物作成費
・諸雑費………細部における経費等で準備期間に支出が多い
・予備費………全体の７～l0％を予算化しておく
この行事で大きな費用は交通費、宿泊費、宴会費であり、より満足してもらうために設定された予算のなかでどう使うかがポイントである。
当日宿泊は別として、前日宿泊は避けるように当日の時間配分をする。東京で実施する場合、午後の開始とすれば、ほとんどの地区から当日の朝出発で間に合う。それに伴い、交通手段はできるだけ短時間コースを選定すればよい。
式典と宴会は原則的に同一建物を使用して移動を避ける。宿泊場所と会場間の移動は徒歩３分以内とする。バスをチャーターして移動する方法もある。
（５）見積りのチェックと値引き交渉
会場、宿泊はホテル側で定めた価格が基本単価となる。その価格どおりなのか、若干でも値引いた見積りがあるのか、予約時に決めておくこと。無理な価格交渉よりも現物サービスを要請して内容を盛り上げるとよい。
たとえば、部屋へのフルーツや朝夕刊のサービスなどのほうが招待客には喜ばれるはずである。会場についても、価格サービスを強要するよりも、若干の時間超過は認めてもらうとか、花などをサービスしてもらうほうがよい。
相手が応じやすい条件を出すのが、値引き交渉のポイントである。価格だけの交渉では、どこかでサービス軽視になる恐れがある。
（６）関係者への連絡等と案内文モデル
感謝・表彰式で、その賞を受ける人が欠席していては盛り上がらない。とくにトップ表彰者の場合はなおさらである。したがって、日程の決定にもある程度の配慮をして、ＶＩＰのスケジュールを確認しておく。子息の結婚式などと重なれば、当然そちらを優先するから、あらかじめ状況を把握しておかなければならない。
日程が決まったら、まず連絡をして相手のスケジュールに組み込んでもらう。連絡は電話、ファクシミリ等をフル活用して、招待する当人に伝える。この場合、後日正式案内をするという断りを入れておくとよい。
（７）感謝・表彰式参加条件での営業推進
感謝・表彰式に参加するための条件をもう一歩でクリアできるような実績の販売店には、営業部等が積極的にバックアップして参加できるように努める。この場合、「参加できるので…」という案内はタブーである。
キャンペーン等について、販売店のほうは表彰されなくてもよいと思っている場合もあるだろうが、営業担当にとっては１店でも多く参加してもらうことが自己実績に結実するので、表彰対象に到達可能ならば、ぜひクリアさせるようにプッシュすべきである。
<< 当日の運営 >>
（１）得意先の応対ポイント
イ．応対は対等に
感謝状贈呈式の場合は、得意先への応対は対等でなければならない。日頃の取引高や取引年数の長短で差別をしてはならない。出席得意先はすべて同じ位置づけである。ただ長老の方や、遠方より参加された方には物理的ハンディをカバーするねぎらいの言葉はほしい。
表彰式では順位があり、その順位を無視するわけにはいかない。表彰状授与の順位や、代表挨拶にしてもその位置づけを忠実に守る。といって上位入賞者だけに傾注するのもよくない。序列と平等という相反する２つをバランスよく調整して応対すること。
ロ．担当者の応対心得
参加得意先は自店の担当者と接触するのは気楽であるが、担当者の上司、まして社長、役員となると緊張するのが当然である。セレモニーの厳粛ななかにもゆとりをもってもらうために、担当者は心して自分の担当先と接触しておくこと。
ハ．バランスのよい応対
得意先の方々には、社交性に富んでいる人もいれば、反面社交性に乏しい人も参加している。ロビー、宴会場等で注意して応対をすること。
（２）式次第と祝宴のチェックポイント
イ．式次第モデル
・開会の言葉（司会進行は総務部長、営業部長等部長クラス以上）
・社長挨拶（感謝の意と次のステップへの協力依頼を主とする）
・感謝・表彰状授与（感謝状は南北いずれかの地区から、表彰状は順位による）
・代表者挨拶（受賞者を代表して１名の挨拶）
・閉会の言葉
ロ．宴会次第モデル
・開会宣言
・社長挨拶
・来賓挨拶
・乾杯（受賞者の第２位の人、あるいは長老などにお願いする）
・アトラクション
・閉会宣言（万歳三唱で終了してもよい）
ハ．記念講演
・記念講演は司会進行担当が講師の紹介をする
・終了後講師がパーティーに参加するのであれば、その旨も終了時点に発表する
・形式的なことと内容、目的を組み合わせて時間配分をする
・外部の人にスピーチをお願いするときは、あらかじめ使用時間とスピーチの順番を連絡しておく
（３）アトラクション等の進め方
宴会を盛り上げるアトラクションには、２つの方法がある。１つは、プロに芸を依頼するもの。もう１つは、参加者のなかから、かくし芸を出してもらうものである。
アトラクションではカラオケの人気も高く、愛好者も多いのでこれを主にした出し物を組み込んでもよい。その際、オープニングとエンディングがポイントになる。
できれば、生演奏で、最初はセミプロが歌い、参加者をその雰囲気に酔わせてから歌唱してもらう。最後は演奏のみで締めくくるとよい。
プロ・セミプロ等外部の人を依頼しない場合の進め方は、スムーズに入っていかないと白けるので注意する。また、ゲームで通してもよい。
（４）当日の運営チェックリスト
式典関係
宴会関係
（注）写真・ビデオ担当と撮影ポイントを打ち合わせておくこと。
（５）会場レイアウトと飾付けモデル
イ．式典会場の注意点
・自社社員は指定された席に着席
・表彰者のトップグループは中央前席
・会議中は出入口を閉じる
ロ．宴会場の注意点
・席はフリーとする
・バランスよく参加者がテーブルを囲むようにする
<< 後始末とフォローアップ >>
（１）参加者のフォロー
イ．参加した人が、無事に帰社して業務についているかを確認する。
ロ．出席のお礼を述べるとともに、不満がなかったかそれとなく聞く。もし、当方のミスで不満をもった場合は即刻、陳謝する。
ハ．次へのステップとしてさらに販売協力をお願いする。
ニ．印象を強化するためにスナップ写真等を届ける。
（２）欠席者のフォロー
残念ながら都合で欠席された方には、速やかに以下の処置をする。
イ．表彰状等、当日渡すべきであったものを届ける。
ロ．当日の盛会状況を説明し、次回には必ず出席してもらうようお願いする。
ハ．これまで以上の販売協力を依頼する。
（３）招待対象外の得意先のフォロー
イ．式典の概要を説明する。拒否的反応を示した場合は簡単にする。
ロ．次回にはぜひとも参加してもらえるように、販売協力の依頼と応援策を具体的に提案する。
いずれにしてもポイントは、印象を深めるとともに、次回も、あるいは次回こそ参加したくなるように進めること。
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
（１）支出費用の処理
仮払いの精算、支払い費用の確定によって総費用を確定させる。交通費等の立替えをお願いした分は十分に配慮して精算をすること。ホテル等でプライベート費用を未精算のまま帰った参加者に対しては、わずかな額なら当方で負担するが、多額の場合や、負担することが不公平になる分についてはホテルから当該参加者に請求してもらう。
この場合、ホテル側の手違いという詫び状を付けておくように計らい、印象を悪くしないよう配慮する。
（２）税務取扱い
この行事では、その支出額の大半が交際費的支出となり、課税対象額となるので、課税対象額の正当な仕訳が求められる。交際費と判定する費用と白黒つかない費用については、経理や税理士と事前に打ち合わせ、明確な仕訳ができるように明細を受け取ること。
タレント、外部講師の出演料、謝礼金等については、源泉徴収をして、その額の納税をする。
<< 販促行事の話題づくりのポイント >>
（１）マスコミ等の活用
当日の内容を業界紙等にとり上げてもらう。参加者はそれを見てより印象を深めることになり、非参加者には次の機会の参加を促すことになる。営業担当は、この記事をセールスツールの１つとして活用することができるので利用価値は高い。
（２）印象に残る仕掛けづくり
式典、宴会などに特異性をもたせずに遂行することは、無事に行事を終了させることはできても、印象に残らない。失礼にならない範囲での宴会の工夫や、土産の工夫を凝らすことによってユニークさも打ち出すようにする。
たとえば、社長、役員が宴席で挨拶しながらオリジナルテレホンカードを名刺がわりに手渡す。テレホンカードには、社長の好きな言葉が書き込んであるとか、「目標達成おめでとうございます」などのメッセージを大きく刷り込んでおくようにする。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
