ビジネスわかったランド （会社行事）
販売促進
得意先招待旅行（海外）
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得意先海外招待旅行の目的
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日頃お世話になっている得意先に感謝の意を表わすための行事である。参加者に楽しんでもらうことが第一の目的だが、国際情勢が大きく変化している現在、海外の実情に触れてもらうことは、ビジネスのうえでも有意義である。
招待する側の、得意先をもてなそうという熱意を伝えることで、企業間の信頼関係をより緊密にすることができ、ひいては取引も安定する。また、得るものの多い旅行を企画・実施することが得意先の自社に対する評価を高めることにつながる。
<< 事前準備 >>
（１）準備委員会の設置
海外旅行の場合は、現地の情報収集、旅行代理店との打合せ、ホテルの手配、航空券・乗車券の手配など、早くから準備を進めることが必要なので、実施の１年前には準備委員会を設置したい。
設置に当たっては総務、営業、経理などの各部署に適任者を出してもらうよう要請する。準備委員会のメンバーには、海外経験が豊富で、思わぬアクシデントが起こった際も臨機応変な判断ができる人物を選ぶことが重要である。
（２）規模、内容の決定
旅行の規模は予算の枠によって制限されるが、その枠のなかで充実した旅行を設定しなくてはならない。海外旅行経験者が多くなっていることから、招待を受ける側が関心をもっている国・都市や、注目されている国・都市を選ぶ、あるいは業界に関係のある土地や施設を選ぶなど、工夫したい。
招待旅行の費用は交際費とみなされ、損金扱いにならない。とくに海外旅行の場合は研修費であると認めてもらうのはむずかしいが、旅行の日程に工場見学、会議などを組み入れれば、それに関わる費用だけでも研修費、会議費として認めてもらえることもある。その場合は、交通費、食費、宿泊費などは通常の程度（食事なら１人3,000円程度）に抑える必要がある。経費を節約したい場合は、これらの点について税理士に相談しながらプランを立てるとよい。
研修旅行という名目にしたり、場合によっては参加者に経費の一部を会費として負担してもらうようにすると、招待されるほうも精神的負担が少なくなり、参加しやすくなる。
旅行の催行時期は、招待客の会社業務が忙しくない時期を選ぶ。行先は、招待客の嗜好を考慮することはもちろん、日本とは季節がずれる国も多いので、気候などを考慮すること。また、飛行時間が長くなると、年配者には肉体的な負担が大きくなるので、招待客の年齢に合わせた目的地を選ぶ。各国の大使館や観光局からもこまめに情報を集め、国際情勢の変化を見逃さないことが必要である。スケジュールも時差ボケなどを計算に入れて、ゆとりをもたせる。
旅行代理店にホテルや航空券の手配、観光地の案内などを依頼するときは、これらの条件を明確にして主体的にプランを立てるようにしたい。
アウトラインが決まったら、できれば現地に足を運んで事前調査を行い、ホテルのグレードやサービスはどうか、見学先は適切か、治安状態に不安はないか、スケジュールに無理はないか、などをチェックする。現地に日本料理店があるかどうかも調べておくとよい。
（３）スケジュール表の作成と役割分担
イ．スケジュール表の作成
旅行の時期が決まったら、その日から逆算して準備スケジュールを立てる。
海外招待旅行準備スケジュールモデル
参加者がパスポートをもっていない場合は発給に約２週間かかるし、すでにもっていても残存有効期間が少ないと書き換えなければならないので、国内旅行の場合よりも早めに準備する必要がある。
●ワンポイントアドバイス
・部屋のトラブルを防ぐためには？
どんなに気を使って部屋割りをしても、トラブルが起こることはある。そんな場合に備えて、ホテルでは､予備室を１部屋とっておくと、いざというときにその部屋を当てることができる。また、急病人が出た場合の救護室としても利用できる。
・旅行先でのアクシデントに対応するためには、どんな準備が必要？
旅行中にパスポートや現金を盗まれたり、病人が出たりすることが考えられるので、現地の大使館や航空会社、日本の銀行の海外支店、日本語での医療サービスなどの連絡先を調べておくこと。また、その国に進出している日本企業などが友好団体をつくっていて、トラブルがあったときなどは相談にのってくれることもある。
・記念品にはどんなものを選ぶ？
海外旅行の場合､荷物が多くなるので、旅行の記念品は質がよくてかさばらないものを選ぶとよい。たとえばドイツのゾーリンゲンナイフなど、品質が高く留守番の家族にも喜んでもらえるものにすると、次回も喜んで送り出してもらえる。
ロ．役割分担
係を決めて役割を分担する。メンバーが少ないときは兼任してもよい。
・統括責任者……海外招待旅行の計画、立案、実行の総責任者として、招待客の人選、計画全体の進行の指揮をとる。
・進行係……旅行代理店との打合せ、旅行中の進行を担当する。現場を取り仕切る立場なので、海外経験の豊富な者を当てる。
・会計係……現金の管理、諸経費の出納などを担当する。
・文書係……招待客名簿や招待状の作成・発送、不参加の確認、参加者名簿の作成など。毛筆での宛名書きがあるので、書道に堪能な者を１人確保するとよい。余裕があれば見学先の説明書などもつくると親切。
・接待係……参加者の送迎の配車やホテルの部屋割り、宴会時の接待などを担当。一般には、参加者の年齢、出身地、交友関係、性格などを把握している営業・販売関係などの責任者が当たって、仲の悪い者同士が同室になったりすることのないように配慮する。
・記録係……旅行の記録づくりを担当する。写真やビデオなどが得意な者が適任である。
・記念品係……旅行の記念品の選定、調達などを担当する。
・救護係……参加者が病気やケガをした場合の治療や看護に当たる。社内の産業医、産業看護婦が同行すると安心である。
・連絡係……旅行に同行せず、留守部隊として会社に残り、参加者の家族が本人に至急連絡をとりたいときなど、旅行中のメンバーとの連絡に当たる。旅行先との時差を考慮して24時間態勢で連絡がとれるようなシステムをつくっておくことが必要。
（４）予算設定のポイントと予算案
予算の設定に当たっては、すべての項目に平均的に予算を使うよりも、ポイントを絞った使い方を考えたい。たとえば、多くの観光地を駆け足で回るより、数を絞ってじっくり見て回ることにして、その分の予算を宿泊費に回すと、１ランク上の客室を用意することができる。マリン・リゾートなら、バルコニーに出れば海が見えるオーシャン・ビューの部屋より、室内から海が見えるオーシャン・フロントの部屋をとると、参加者にリッチな気分を味わってもらえる。
また、外国では日本と違ってかなり医療費が高いので、海外旅行保険に入っておく必要がある。これは本人に負担してもらってもいいが、経費が出るなら保険料という項目を立てておくとよい。不測の事態に備えて、５％程度の予備費を計上しておくことも忘れてはいけない。
予算書を作成するときは、運賃・交通費なら乗車区間と使用する交通機関、接待費ならどこの社の誰をどういう店で接待するかを明記する。とくにグレードの高いレストランやホテルなどを使うときは、どういう効果を期待できるかを備考欄などに付記しておくと、予算を認めてもらいやすくなる。
（５）関係者への連絡と案内文
イ．招待者リスト作成
招待旅行の計画が固まったら、営業・販売などの部署に連絡して招待客のリストを提出してもらい、名簿を作成する。パスポート発給の手続きが必要な場合もあるので、招待状は遅くとも催行の２か月前には届くように発送する。参加・不参加の返事をもらうときには、パスポートの有無も確認するとよい。パスポートの発給が必要な場合は、旅行代理店で手続きをする。返事のない会社には、１か月前に営業担当者が出向いて確認する。参加者が確定したら参加者名簿を作成し、各係や旅行代理店の担当者に渡しておく。
ロ．日程表の作成
旅行の日程表は、必ず事前に届けておくこと。また、参加者の会社や家族にも、利用する航空会社と搭乗便、ホテルの電話番号、主催者側の社内担当者名（連絡係）などを明記したものを渡しておく。
招待旅行は会社の公式行事であるから、招待状の差出人は社長名とし、宛名は得意先の代表者にする。ただし、接待する側に比べて招待される側が大規模な会社であるなど社格の違いがある場合は、宛名を営業部長など部門代表者にするなどして釣合いをとる。招待状が代表者宛であっても若手の社員が参加することがあるが、若くても丁重に応対すること。
ハ．招待状にも心配り
招待旅行は堅苦しいセレモニーとは違って、得意先に楽しんでもらうためのものであるから、招待状はあまり格式ばらずに、旅行の楽しさを感じさせる文章にする。簡単な日程を載せ、旅行先のパンフレットなども同封すると、内容がつかみやすく、相手に参加したいという気を起こさせる。
問合せ用に社内の担当部署の電話番号も明記する。文案は必ず主催者側の代表者にチェックしてもらい、承認を受ける（次ページ参照）。発送するときは返信用のハガキを同封する。宛名は、できれば毛筆で書く。
（６）事前準備のチェックリスト
事前準備を進めるうえで、次のような項目についてモレがないか確認する。
□予算内で実施できるか
□目的地、内容、季節は招待客の年齢、嗜好に合っているか
□旅行先の治安はいいか
□現地の大使館、航空会社、日本の銀行の支店などの連絡先は確認したか
□旅行先に和食のレストランなどはあるか
□見学先は目的に合っているか、交通機関は適切か
□独自性のある旅行になっているか
□スケジュールに無理はないか
□自由時間が適度に組み入れられているか
□ホテルのグレード、サービスはどうか
□現地で利用するレストランのグレード、サービス、料理の内容はいいか
□随行担当者のなかに海外経験の豊富な者がいるか
□指揮系統が明確になっているか
□旅行代理店とのコミュニケーションはスムーズか
□予定どおりの日時に帰国できるか
<< 当日の運営 >>
（１）結団式、見送り
出発前に空港の特別待合室などを利用して、招待旅行の結団式を行う。内容は主催者側の挨拶、添乗員からの説明、団長の選出など。団長には招待客のなかで長老格の人物が適任である。主催者側はビール、サンドイッチ程度の軽い食べ物や飲み物を用意する。旅行団の見送りには、営業、販売、総務などの担当者が出向く。参加者のなかに重要得意先やＶＩＰがいる場合は社長、役員も出向いて出国手続きのカウンターの所まで見送る。
（２）随行担当者心得
イ．得意先といっても取引高にかなり差があることもあるが、どの得意先に対しても、感謝の気持ちをもって同じように応対することが大切である。
ロ．得意先に対して節度のある応対をすることは必要だが、堅苦しくなりすぎると旅行の楽しさが損なわれる。リラックスしてもらうように気を配ることが大切。ただし、若手の社員の場合、接待する側がリラックスし過ぎるケースもあるようだ。自分たちが楽しむための旅行ではないことを肝に銘じておく。
ハ．旅行中に得意先に対して仕事に関する頼み事をするのは避ける。せっかく旅行を楽しんでいる人を白けさせてしまうからだ。もちろん、旅行後も同じである。招待旅行は得意先に感謝の意を表するためのものであるから、性急にモトをとろうとするのはかえってマイナスになる。
ニ．パスポートは、外国滞在中は本人の身分証明書にもなる大切なものだが、現地で盗難に遭うことも多い。以前は旅行代理店の添乗員に一括して預けることが多かったが、最近は添乗員が狙われてツアー客のパスポート全部が盗まれるというケースも少なくない。そのため、外務省では添乗員に対して、ツアー客のパスポートを預からないように要請している。何日か同じホテルに滞在するときはセーフティ・ボックスを利用するなどの対策を考えておくことが必要である。
ホ．旅行の際、最も気をつけなければならないのは参加者の安全と健康である。海外旅行保険に加入しておくことはもちろんだが、ちょっとした風邪や腹痛程度でも、外国で薬を手に入れるのは案外大変である。国によっては医師の処方箋がないと薬が買えないところもある。医師が同行しない場合は、風邪薬、胃腸薬、鎮痛剤、消毒薬、傷テープ程度のものは用意しておくべきだろう。ただし、外国では粉薬は珍しく、麻薬と間違えられる恐れがあるため、薬は錠剤などのものにするほうがよい。参加者のなかに持病のある人がいるときは、薬を多めに持参してもらうか、かかり付けの医師に英文の処方箋を書いてもらって持参してもらう等の対策をとっておくと、いざというときにも安心である。
食事制限のある人がいないか、あらかじめ確認しておくことも大切。必要なら、機内食やホテルなどの食事は特別食を用意する。とくに飛行機のなかでは現地時間に合わせて度々食事が出てくるので、カロリー・オーバーにならないように気を配ること。持病はなくても年配者には常に気を配り、疲れていないか確認するべきである。
へ．毎日、洋食ばかりが続くとたいていの人はうんざりしてくる。現地に和食のレストランがあるかどうか調べておくことが必要。また、カップ麺、赤飯、インスタントみそ汁、緑茶のティーバッグなどを用意しておくと喜ばれる。ほかに、カメラ用の電池も多めに持って行ったほうがよい。
（３）出迎え
旅行団が帰国するときは、見送りのときと同じ顔触れが税関の出口で出迎える。また、遠方まで帰る参加者が多い場合は、できれば貸切バスなどを用意して主要駅まで送り届けるようにする。ＶＩＰがいる場合は、ハイヤーなどを用意することも必要である。
<< 後始末とフォローアップ >>
旅行後、あまり間をおかない時期に、多忙のなか、旅行に参加してもらったことに対する礼状と、旅先での記念写真などを送付する。研修旅行として実施したときは、簡単な研修レポートを提出してもらうようにすると、税務署に認めてもらうための資料になる。
不参加者には、旅行後に記念品と挨拶状を届けることを忘れてはいけない。次回は参加しようという気持ちをもってもらえるよう、配慮することが大切。
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
費用の一部でも損金として認めてもらうために、旅行のスケジュールに工場見学や会議を組み込むわけだが、その費用が通常の程度（工場見学では交通費、食費、宿泊費程度、会議では茶菓、弁当代程度）であれば、それに関する費用のみ研修費、会議費として交際費から除外されることもある。ただし、判断がむずかしいので、税理士と相談してプランを立てるとよい。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
日頃お世話になっている得意先に感謝の意を表わすための行事である。参加者に楽しんでもらうことが第一の目的だが、国際情勢が大きく変化している現在、海外の実情に触れてもらうことは、ビジネスのうえでも有意義である。
招待する側の、得意先をもてなそうという熱意を伝えることで、企業間の信頼関係をより緊密にすることができ、ひいては取引も安定する。また、得るものの多い旅行を企画・実施することが得意先の自社に対する評価を高めることにつながる。
<< 事前準備 >>
（１）準備委員会の設置
海外旅行の場合は、現地の情報収集、旅行代理店との打合せ、ホテルの手配、航空券・乗車券の手配など、早くから準備を進めることが必要なので、実施の１年前には準備委員会を設置したい。
設置に当たっては総務、営業、経理などの各部署に適任者を出してもらうよう要請する。準備委員会のメンバーには、海外経験が豊富で、思わぬアクシデントが起こった際も臨機応変な判断ができる人物を選ぶことが重要である。
（２）規模、内容の決定
旅行の規模は予算の枠によって制限されるが、その枠のなかで充実した旅行を設定しなくてはならない。海外旅行経験者が多くなっていることから、招待を受ける側が関心をもっている国・都市や、注目されている国・都市を選ぶ、あるいは業界に関係のある土地や施設を選ぶなど、工夫したい。
招待旅行の費用は交際費とみなされ、損金扱いにならない。とくに海外旅行の場合は研修費であると認めてもらうのはむずかしいが、旅行の日程に工場見学、会議などを組み入れれば、それに関わる費用だけでも研修費、会議費として認めてもらえることもある。その場合は、交通費、食費、宿泊費などは通常の程度（食事なら１人3,000円程度）に抑える必要がある。経費を節約したい場合は、これらの点について税理士に相談しながらプランを立てるとよい。
研修旅行という名目にしたり、場合によっては参加者に経費の一部を会費として負担してもらうようにすると、招待されるほうも精神的負担が少なくなり、参加しやすくなる。
旅行の催行時期は、招待客の会社業務が忙しくない時期を選ぶ。行先は、招待客の嗜好を考慮することはもちろん、日本とは季節がずれる国も多いので、気候などを考慮すること。また、飛行時間が長くなると、年配者には肉体的な負担が大きくなるので、招待客の年齢に合わせた目的地を選ぶ。各国の大使館や観光局からもこまめに情報を集め、国際情勢の変化を見逃さないことが必要である。スケジュールも時差ボケなどを計算に入れて、ゆとりをもたせる。
旅行代理店にホテルや航空券の手配、観光地の案内などを依頼するときは、これらの条件を明確にして主体的にプランを立てるようにしたい。
アウトラインが決まったら、できれば現地に足を運んで事前調査を行い、ホテルのグレードやサービスはどうか、見学先は適切か、治安状態に不安はないか、スケジュールに無理はないか、などをチェックする。現地に日本料理店があるかどうかも調べておくとよい。
（３）スケジュール表の作成と役割分担
イ．スケジュール表の作成
旅行の時期が決まったら、その日から逆算して準備スケジュールを立てる。
海外招待旅行準備スケジュールモデル
参加者がパスポートをもっていない場合は発給に約２週間かかるし、すでにもっていても残存有効期間が少ないと書き換えなければならないので、国内旅行の場合よりも早めに準備する必要がある。
●ワンポイントアドバイス
・部屋のトラブルを防ぐためには？
どんなに気を使って部屋割りをしても、トラブルが起こることはある。そんな場合に備えて、ホテルでは､予備室を１部屋とっておくと、いざというときにその部屋を当てることができる。また、急病人が出た場合の救護室としても利用できる。
・旅行先でのアクシデントに対応するためには、どんな準備が必要？
旅行中にパスポートや現金を盗まれたり、病人が出たりすることが考えられるので、現地の大使館や航空会社、日本の銀行の海外支店、日本語での医療サービスなどの連絡先を調べておくこと。また、その国に進出している日本企業などが友好団体をつくっていて、トラブルがあったときなどは相談にのってくれることもある。
・記念品にはどんなものを選ぶ？
海外旅行の場合､荷物が多くなるので、旅行の記念品は質がよくてかさばらないものを選ぶとよい。たとえばドイツのゾーリンゲンナイフなど、品質が高く留守番の家族にも喜んでもらえるものにすると、次回も喜んで送り出してもらえる。
ロ．役割分担
係を決めて役割を分担する。メンバーが少ないときは兼任してもよい。
・統括責任者……海外招待旅行の計画、立案、実行の総責任者として、招待客の人選、計画全体の進行の指揮をとる。
・進行係……旅行代理店との打合せ、旅行中の進行を担当する。現場を取り仕切る立場なので、海外経験の豊富な者を当てる。
・会計係……現金の管理、諸経費の出納などを担当する。
・文書係……招待客名簿や招待状の作成・発送、不参加の確認、参加者名簿の作成など。毛筆での宛名書きがあるので、書道に堪能な者を１人確保するとよい。余裕があれば見学先の説明書などもつくると親切。
・接待係……参加者の送迎の配車やホテルの部屋割り、宴会時の接待などを担当。一般には、参加者の年齢、出身地、交友関係、性格などを把握している営業・販売関係などの責任者が当たって、仲の悪い者同士が同室になったりすることのないように配慮する。
・記録係……旅行の記録づくりを担当する。写真やビデオなどが得意な者が適任である。
・記念品係……旅行の記念品の選定、調達などを担当する。
・救護係……参加者が病気やケガをした場合の治療や看護に当たる。社内の産業医、産業看護婦が同行すると安心である。
・連絡係……旅行に同行せず、留守部隊として会社に残り、参加者の家族が本人に至急連絡をとりたいときなど、旅行中のメンバーとの連絡に当たる。旅行先との時差を考慮して24時間態勢で連絡がとれるようなシステムをつくっておくことが必要。
（４）予算設定のポイントと予算案
予算の設定に当たっては、すべての項目に平均的に予算を使うよりも、ポイントを絞った使い方を考えたい。たとえば、多くの観光地を駆け足で回るより、数を絞ってじっくり見て回ることにして、その分の予算を宿泊費に回すと、１ランク上の客室を用意することができる。マリン・リゾートなら、バルコニーに出れば海が見えるオーシャン・ビューの部屋より、室内から海が見えるオーシャン・フロントの部屋をとると、参加者にリッチな気分を味わってもらえる。
また、外国では日本と違ってかなり医療費が高いので、海外旅行保険に入っておく必要がある。これは本人に負担してもらってもいいが、経費が出るなら保険料という項目を立てておくとよい。不測の事態に備えて、５％程度の予備費を計上しておくことも忘れてはいけない。
予算書を作成するときは、運賃・交通費なら乗車区間と使用する交通機関、接待費ならどこの社の誰をどういう店で接待するかを明記する。とくにグレードの高いレストランやホテルなどを使うときは、どういう効果を期待できるかを備考欄などに付記しておくと、予算を認めてもらいやすくなる。
（５）関係者への連絡と案内文
イ．招待者リスト作成
招待旅行の計画が固まったら、営業・販売などの部署に連絡して招待客のリストを提出してもらい、名簿を作成する。パスポート発給の手続きが必要な場合もあるので、招待状は遅くとも催行の２か月前には届くように発送する。参加・不参加の返事をもらうときには、パスポートの有無も確認するとよい。パスポートの発給が必要な場合は、旅行代理店で手続きをする。返事のない会社には、１か月前に営業担当者が出向いて確認する。参加者が確定したら参加者名簿を作成し、各係や旅行代理店の担当者に渡しておく。
ロ．日程表の作成
旅行の日程表は、必ず事前に届けておくこと。また、参加者の会社や家族にも、利用する航空会社と搭乗便、ホテルの電話番号、主催者側の社内担当者名（連絡係）などを明記したものを渡しておく。
招待旅行は会社の公式行事であるから、招待状の差出人は社長名とし、宛名は得意先の代表者にする。ただし、接待する側に比べて招待される側が大規模な会社であるなど社格の違いがある場合は、宛名を営業部長など部門代表者にするなどして釣合いをとる。招待状が代表者宛であっても若手の社員が参加することがあるが、若くても丁重に応対すること。
ハ．招待状にも心配り
招待旅行は堅苦しいセレモニーとは違って、得意先に楽しんでもらうためのものであるから、招待状はあまり格式ばらずに、旅行の楽しさを感じさせる文章にする。簡単な日程を載せ、旅行先のパンフレットなども同封すると、内容がつかみやすく、相手に参加したいという気を起こさせる。
問合せ用に社内の担当部署の電話番号も明記する。文案は必ず主催者側の代表者にチェックしてもらい、承認を受ける（次ページ参照）。発送するときは返信用のハガキを同封する。宛名は、できれば毛筆で書く。
（６）事前準備のチェックリスト
事前準備を進めるうえで、次のような項目についてモレがないか確認する。
□予算内で実施できるか
□目的地、内容、季節は招待客の年齢、嗜好に合っているか
□旅行先の治安はいいか
□現地の大使館、航空会社、日本の銀行の支店などの連絡先は確認したか
□旅行先に和食のレストランなどはあるか
□見学先は目的に合っているか、交通機関は適切か
□独自性のある旅行になっているか
□スケジュールに無理はないか
□自由時間が適度に組み入れられているか
□ホテルのグレード、サービスはどうか
□現地で利用するレストランのグレード、サービス、料理の内容はいいか
□随行担当者のなかに海外経験の豊富な者がいるか
□指揮系統が明確になっているか
□旅行代理店とのコミュニケーションはスムーズか
□予定どおりの日時に帰国できるか
<< 当日の運営 >>
（１）結団式、見送り
出発前に空港の特別待合室などを利用して、招待旅行の結団式を行う。内容は主催者側の挨拶、添乗員からの説明、団長の選出など。団長には招待客のなかで長老格の人物が適任である。主催者側はビール、サンドイッチ程度の軽い食べ物や飲み物を用意する。旅行団の見送りには、営業、販売、総務などの担当者が出向く。参加者のなかに重要得意先やＶＩＰがいる場合は社長、役員も出向いて出国手続きのカウンターの所まで見送る。
（２）随行担当者心得
イ．得意先といっても取引高にかなり差があることもあるが、どの得意先に対しても、感謝の気持ちをもって同じように応対することが大切である。
ロ．得意先に対して節度のある応対をすることは必要だが、堅苦しくなりすぎると旅行の楽しさが損なわれる。リラックスしてもらうように気を配ることが大切。ただし、若手の社員の場合、接待する側がリラックスし過ぎるケースもあるようだ。自分たちが楽しむための旅行ではないことを肝に銘じておく。
ハ．旅行中に得意先に対して仕事に関する頼み事をするのは避ける。せっかく旅行を楽しんでいる人を白けさせてしまうからだ。もちろん、旅行後も同じである。招待旅行は得意先に感謝の意を表するためのものであるから、性急にモトをとろうとするのはかえってマイナスになる。
ニ．パスポートは、外国滞在中は本人の身分証明書にもなる大切なものだが、現地で盗難に遭うことも多い。以前は旅行代理店の添乗員に一括して預けることが多かったが、最近は添乗員が狙われてツアー客のパスポート全部が盗まれるというケースも少なくない。そのため、外務省では添乗員に対して、ツアー客のパスポートを預からないように要請している。何日か同じホテルに滞在するときはセーフティ・ボックスを利用するなどの対策を考えておくことが必要である。
ホ．旅行の際、最も気をつけなければならないのは参加者の安全と健康である。海外旅行保険に加入しておくことはもちろんだが、ちょっとした風邪や腹痛程度でも、外国で薬を手に入れるのは案外大変である。国によっては医師の処方箋がないと薬が買えないところもある。医師が同行しない場合は、風邪薬、胃腸薬、鎮痛剤、消毒薬、傷テープ程度のものは用意しておくべきだろう。ただし、外国では粉薬は珍しく、麻薬と間違えられる恐れがあるため、薬は錠剤などのものにするほうがよい。参加者のなかに持病のある人がいるときは、薬を多めに持参してもらうか、かかり付けの医師に英文の処方箋を書いてもらって持参してもらう等の対策をとっておくと、いざというときにも安心である。
食事制限のある人がいないか、あらかじめ確認しておくことも大切。必要なら、機内食やホテルなどの食事は特別食を用意する。とくに飛行機のなかでは現地時間に合わせて度々食事が出てくるので、カロリー・オーバーにならないように気を配ること。持病はなくても年配者には常に気を配り、疲れていないか確認するべきである。
へ．毎日、洋食ばかりが続くとたいていの人はうんざりしてくる。現地に和食のレストランがあるかどうか調べておくことが必要。また、カップ麺、赤飯、インスタントみそ汁、緑茶のティーバッグなどを用意しておくと喜ばれる。ほかに、カメラ用の電池も多めに持って行ったほうがよい。
（３）出迎え
旅行団が帰国するときは、見送りのときと同じ顔触れが税関の出口で出迎える。また、遠方まで帰る参加者が多い場合は、できれば貸切バスなどを用意して主要駅まで送り届けるようにする。ＶＩＰがいる場合は、ハイヤーなどを用意することも必要である。
<< 後始末とフォローアップ >>
旅行後、あまり間をおかない時期に、多忙のなか、旅行に参加してもらったことに対する礼状と、旅先での記念写真などを送付する。研修旅行として実施したときは、簡単な研修レポートを提出してもらうようにすると、税務署に認めてもらうための資料になる。
不参加者には、旅行後に記念品と挨拶状を届けることを忘れてはいけない。次回は参加しようという気持ちをもってもらえるよう、配慮することが大切。
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
費用の一部でも損金として認めてもらうために、旅行のスケジュールに工場見学や会議を組み込むわけだが、その費用が通常の程度（工場見学では交通費、食費、宿泊費程度、会議では茶菓、弁当代程度）であれば、それに関する費用のみ研修費、会議費として交際費から除外されることもある。ただし、判断がむずかしいので、税理士と相談してプランを立てるとよい。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
