ビジネスわかったランド （会社行事）
定例行事
初荷
<< 初荷の目的 >>
初荷は、年初の配達を華々しく挙行するものであり、仕事始めの１つのセレモニーである。初荷自体の伝統的・儀式的要素は、現在では消滅した感があるが、それでも新年に当たっての士気高揚には欠かせない。
また、取引先に対しても、年初の挨拶として効果的である。現場関係者と役員などの数少ない顔見せの機会でもある。
<< 事前準備 >>
（１）準備委員会の設置
イ．12月上旬までに、準備委員会を結成する。
・メンバーの構成は、営業部門・配送部門が中心となる
・会社の規模にもよるが、営業部長が準備委員長になるのがよい
・委員のなかに初荷を何度も経験している人を相談役として加え、自社独自の伝統的な方法があれば取り入れる
ロ．準備委員会は、総会を12月上旬に開催する。
・総会では、初荷とはどういうものかを若手社員に十分に知らせる
・多忙な折なので、合理的にスピーディーに運営する
（２）準備委員会で決定すること
イ．初荷の規模
営業、配送関係だけで実施するか、全社的に実施するかで、初荷の実施規模が決まる。伝統的な行事であるので、できる限り若手社員を参加させるのがよい。さらに、このことは、企業の原点が商人にあることの認識を新たにするよいチャンスでもあり、社員研修としても大いに意味のあることである。したがって、全社的行事とする方向がよい。
ロ．相手先の検討と決定
初荷という行事を伴って商品を届けるため、年初の挨拶としても効果的である。効果の上がる相手先を選ぶ必要がある。ただ、取引先同士が差別感をもたないように十分に注意をすること。
相手先選択のポイントとしては、次のような相手先に分けて考える。
・重要な取引先
・新規の取引先
・年末に発送できなかった取引先
（３）スケジュール表の作成と業務分担
イ．スケジュール事項を時系列でみると、次のようになる。
・準備委員会会議スケジュール
・宴席スケジュール
・出陣式スケジュール
・配送スケジュール
ロ．スケジュール作成の注意点としては、この時期は、年始の行事が多く重なるので、たとえば次のような行事との調整を、十分に図ることである。
・新年会との調整
・年始回りとの調整
・賀詞交換会との調整
・仕事始めとの調整
・初荷の相手先との調整
なお、次の事項は年内にきちんとチェックしておくこと。
・相手先の正月休み
・相手先の年始行事
・相手先の業務体制
ハ．道路状況等をチェックする。
道路の混雑が予想されるので、事前に配送順を合理的に決めておく。
ニ．年始は、車両の確保がむずかしいので年内の早い時期に確保しておく。
スケジュールモデル
ホ．役割分担の注意点は以下のように集約できる。
・内部準備と対外的準備を明確に分離する
・内部準備については、他の年始行事との役割分担と調整をとり、無駄のないようにする
・対外的準備については、届け先相手担当の営業マンが受けもつのがよい
ヘ．役割分担には、以下のようなものが考えられる。
・準備委員長
・式典準備係
・宴席準備係
・車両係
・積込み係
・顧客手配係
・年賀配送係
・会計係
・ルート指示係
これを下記のような一覧表にまとめ、活用すると便利である。
初荷役割分担表モデル
（４）初荷出陣式チェックリスト
運営に当たっては、総務、業務部門が中心となって行うことが多いだろうが、、モレなく実施するようにしたい。
次にチェックすべきことを掲げておく。
□実施日程の案内は済んでいるか
□まん幕、旗、のぼり、マイクといった道具は揃っているか
□座席の配置形態は適当か
□飲み物、つまみ、食器は用意できているか
□配達（届け）先は適切か
□配達（届け）順は理にかなっているか
□車両は確保できているか
□車両の割当は大丈夫か
□車両は整備、清掃されているか
□荷物の積込みは、誰がどのように行うのか
□付き添う営業マンが誰であるかを確認したか
（５）関係者への連絡等とモデル案内文
関係者への連絡は、年内、遅くとも12月15日までにする。
（６）車両の手配と初荷の積込み
イ．車両の手配
・初荷使用車については、仕事納めのときに、とくに整備、点検、洗車、ワックスがけを入念にしておく
・各フロントガラスには、車両番号をつける
・各車には、紅白のまん幕を張る
・各車には、注連飾りをつける
ロ．車両手配表
車両の確保、配送などを円滑に進めるため、次のような車両手配表を作成しておけば当日になってあわてなくてよい。
車両手配表モデル
ハ．積込み
・積込みは年内にしておく
・配達順に積み込む
<< 当日の運営 >>
（１）出陣式
イ．出陣式は景気よく元気に
営業関係者と運転手は、できれば揃いのはっぴ、鉢巻き姿で参加する。
ロ．式次第
・開会の辞…………………司会者
・社長挨拶…………………社長
・営業本部長挨拶…………営業本部長
・乾杯（ジュース）………常務
・営業社員決意の言葉……営業社員代表
・運転手安全運転の誓い…運転手代表
・手締め
・各車送出し
・万歳三唱
・閉会の辞…………………司会者
ハ．会場レイアウトモデル
ここでは、初荷といっても出陣式を想定しているので、レイアウトとしては、次のように、会社や倉庫の駐車場を会場として使用した場合のものをあげておく。
会場レイアウトモデル
ニ．得意先での口上、景気づけと荷卸し
・配達先では元気よく
・必ず、車から降りて挨拶すること
口上文モデル
（２）出陣式直後のフォロー
配達（届け）予定の取引先に対しては、事前に連絡をしておく。さらに、自社での出陣式を終えた直後に改めて連絡を入れ、無事に出発した旨およびだいたいの到着時間を知らせる気配りが必要である。
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
支出した費用は、販売および一般管理費として取り扱う。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
初荷は、年初の配達を華々しく挙行するものであり、仕事始めの１つのセレモニーである。初荷自体の伝統的・儀式的要素は、現在では消滅した感があるが、それでも新年に当たっての士気高揚には欠かせない。
また、取引先に対しても、年初の挨拶として効果的である。現場関係者と役員などの数少ない顔見せの機会でもある。
<< 事前準備 >>
（１）準備委員会の設置
イ．12月上旬までに、準備委員会を結成する。
・メンバーの構成は、営業部門・配送部門が中心となる
・会社の規模にもよるが、営業部長が準備委員長になるのがよい
・委員のなかに初荷を何度も経験している人を相談役として加え、自社独自の伝統的な方法があれば取り入れる
ロ．準備委員会は、総会を12月上旬に開催する。
・総会では、初荷とはどういうものかを若手社員に十分に知らせる
・多忙な折なので、合理的にスピーディーに運営する
（２）準備委員会で決定すること
イ．初荷の規模
営業、配送関係だけで実施するか、全社的に実施するかで、初荷の実施規模が決まる。伝統的な行事であるので、できる限り若手社員を参加させるのがよい。さらに、このことは、企業の原点が商人にあることの認識を新たにするよいチャンスでもあり、社員研修としても大いに意味のあることである。したがって、全社的行事とする方向がよい。
ロ．相手先の検討と決定
初荷という行事を伴って商品を届けるため、年初の挨拶としても効果的である。効果の上がる相手先を選ぶ必要がある。ただ、取引先同士が差別感をもたないように十分に注意をすること。
相手先選択のポイントとしては、次のような相手先に分けて考える。
・重要な取引先
・新規の取引先
・年末に発送できなかった取引先
（３）スケジュール表の作成と業務分担
イ．スケジュール事項を時系列でみると、次のようになる。
・準備委員会会議スケジュール
・宴席スケジュール
・出陣式スケジュール
・配送スケジュール
ロ．スケジュール作成の注意点としては、この時期は、年始の行事が多く重なるので、たとえば次のような行事との調整を、十分に図ることである。
・新年会との調整
・年始回りとの調整
・賀詞交換会との調整
・仕事始めとの調整
・初荷の相手先との調整
なお、次の事項は年内にきちんとチェックしておくこと。
・相手先の正月休み
・相手先の年始行事
・相手先の業務体制
ハ．道路状況等をチェックする。
道路の混雑が予想されるので、事前に配送順を合理的に決めておく。
ニ．年始は、車両の確保がむずかしいので年内の早い時期に確保しておく。
スケジュールモデル
ホ．役割分担の注意点は以下のように集約できる。
・内部準備と対外的準備を明確に分離する
・内部準備については、他の年始行事との役割分担と調整をとり、無駄のないようにする
・対外的準備については、届け先相手担当の営業マンが受けもつのがよい
ヘ．役割分担には、以下のようなものが考えられる。
・準備委員長
・式典準備係
・宴席準備係
・車両係
・積込み係
・顧客手配係
・年賀配送係
・会計係
・ルート指示係
これを下記のような一覧表にまとめ、活用すると便利である。
初荷役割分担表モデル
（４）初荷出陣式チェックリスト
運営に当たっては、総務、業務部門が中心となって行うことが多いだろうが、、モレなく実施するようにしたい。
次にチェックすべきことを掲げておく。
□実施日程の案内は済んでいるか
□まん幕、旗、のぼり、マイクといった道具は揃っているか
□座席の配置形態は適当か
□飲み物、つまみ、食器は用意できているか
□配達（届け）先は適切か
□配達（届け）順は理にかなっているか
□車両は確保できているか
□車両の割当は大丈夫か
□車両は整備、清掃されているか
□荷物の積込みは、誰がどのように行うのか
□付き添う営業マンが誰であるかを確認したか
（５）関係者への連絡等とモデル案内文
関係者への連絡は、年内、遅くとも12月15日までにする。
（６）車両の手配と初荷の積込み
イ．車両の手配
・初荷使用車については、仕事納めのときに、とくに整備、点検、洗車、ワックスがけを入念にしておく
・各フロントガラスには、車両番号をつける
・各車には、紅白のまん幕を張る
・各車には、注連飾りをつける
ロ．車両手配表
車両の確保、配送などを円滑に進めるため、次のような車両手配表を作成しておけば当日になってあわてなくてよい。
車両手配表モデル
ハ．積込み
・積込みは年内にしておく
・配達順に積み込む
<< 当日の運営 >>
（１）出陣式
イ．出陣式は景気よく元気に
営業関係者と運転手は、できれば揃いのはっぴ、鉢巻き姿で参加する。
ロ．式次第
・開会の辞…………………司会者
・社長挨拶…………………社長
・営業本部長挨拶…………営業本部長
・乾杯（ジュース）………常務
・営業社員決意の言葉……営業社員代表
・運転手安全運転の誓い…運転手代表
・手締め
・各車送出し
・万歳三唱
・閉会の辞…………………司会者
ハ．会場レイアウトモデル
ここでは、初荷といっても出陣式を想定しているので、レイアウトとしては、次のように、会社や倉庫の駐車場を会場として使用した場合のものをあげておく。
会場レイアウトモデル
ニ．得意先での口上、景気づけと荷卸し
・配達先では元気よく
・必ず、車から降りて挨拶すること
口上文モデル
（２）出陣式直後のフォロー
配達（届け）予定の取引先に対しては、事前に連絡をしておく。さらに、自社での出陣式を終えた直後に改めて連絡を入れ、無事に出発した旨およびだいたいの到着時間を知らせる気配りが必要である。
<< 支出費用の経理処理と税務取扱い >>
支出した費用は、販売および一般管理費として取り扱う。
著者
橋口 寿人（経営評論家）
