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総務
文書取扱規程
文書取扱規程
第1条（総則）この規程は、文書の取扱いの基準を定め、文書の保管、保存の責任を明確にし、発信および受領した文書を含めた適切な文書管理を図ることを目的とする。第2条（定義）この規程において「文書」とは、公用文書、コンピュータの記憶媒体、録音テープ、電子メール記録、ホームページ記録、そのほか会社業務に関連する電磁的記録を含む一切の記録をいう。
第3条（私有禁止）文書はすべて会社組織に帰属し、私有してはならない。
第4条（文書取扱いの主管）文書全般を取り扱う主管は、総務部とする。
第5条（機密文書取扱い）機密文書は次の区分により管理することとし、それぞれ取扱いに注意する。
- 一 「極秘」とは、企業の経営に直結する極めて重要な性質のもの
- 二 「秘」とは、特定の関係者以外に公表を許さないもの
- 三 「社外秘」とは、社外に漏らしてはならないもの
第6条（文書の記載要件）文書は一件につき一文書とすることを原則とし、すべて次の事項を表示しなければならない。
- 一 文書番号
- 二 発信年月日
- 三 発信部署、発信者名
- 四 宛名
- 五 件名
第7条（文書の受付、配付）すべての到着文書は、総務部において受付し、次の方法により各部署へ配付する。必要なものは受領印を押して各部署に配付する。
- 一 一般文書のうち、名宛人が明記していないものはすべて開封する。
- 二 一般文書のうち、名宛人が明記してある親展文書、書留郵便物等重要とみなされる個人宛てのものは開封しない。
第8条（文書の発送）郵便による文書の発送は、宛先を記載した封筒に密封し、総務部に依頼する。2.社内文書は、社内通信用封筒に入れ、または封筒に入れないで文書だけを依頼する。3.秘文書は、厳封の上、その旨を朱記して依頼する。4.文書発送上、「配達証明」「速達」などの取扱いを必要とするものは、その旨を明示する。
第9条（電磁的記録の送付）発送すべき文書が電磁的記録により作成している場合は、原則として電子メールにより送付する。2.電磁的記録を送付する場合は、送付の記録が残る方法で送信する。3.電磁的記録の送付に際し、添付する文書等に個人情報等の重要事項が含まれる場合、パスワードを設定する。4.送付する相手が外部の場合は、送付前に送付者以外の者による内容の確認を受けなければならない。
第10条（文書の整理）各部署の事務担当者は所属部署の業務に係る文書の整理をするものとする。2.文書は常に、処理済みと未了のものが明らかにわかるように区分しておかなければならない。
第11条（文書の保管）処理済の文書は、各部署ごとに所定の場所に保管する。2.機密文書等とくに重要な文書は、鍵のかかる場所に保管しなければならない。3.契約書、権利証、官公庁の許可等とくに重要な文書は、総務部において保管する。
第12条（文書の保存）文書の保存とは、処理済の文書を永久または一定期間所定の場所に格納し、事後の証拠保全に役立てることをいい、保管とは区別する。2.文書の保存は、原則として次のとおりとする。但し、必要に応じて期間の短縮または延長をすることができる。
- 一 永久保存
- (1) 官公庁より受けた免許、許可、認可に関する証書のうち重要なもの
- (2) 会社定款、登記、登録に関する書類
- (3) 土地、建物に関する書類
- (4) 訴訟に関する書類
- (5) 株主総会議事録、取締役会議事録および監査役会議事録
- (6) 決算に関する重要書類
- (7) その他、永久保存が必要と認められるもの
- 二 １０年保存
- (1) 会計帳簿および関係書類
- (2) 営業に関する帳簿書類
- (3) 重要な人事書類
- (4) 稟議書
- (5) その他効力の永続すべき文書
- 三 ７年保存
- (1) 税務上、保存を義務付けられた文書
- (2) その他、税務上必要とする帳簿書類
- 四 ５年保存
- (1) 規程の制定、改廃に関する文書
- (2) 従業員の勤怠に関する書類
- (3) 健康診断の実施記録
- (4) 公租公課に関する書類
- (5) その他、定型業務算に関する書類
- 五 ３年保存
- (1) 労働者名簿、賃金台帳、社会保険・労働保険に関する書類
- (2) その他、関連する文書
第13条（廃棄処分）文書保存期間を経過した文書は、関係部署と協議の上、原則として焼却処分とする。2.期間到来後も保存が必要な文書については、主管部門である総務部が必要期間を定めて保存を継続する。
第14条（規程の改廃）この規程の改廃は、取締役会で決定する。
附則
この規程は、 年 月 日から施行する。※2023年3月現在の法令、ガイドライン等に基づいています
