電子メール利用規程

第1条（目的）本規程は、社員が業務に使用するパソコン上の電子メール（以下「電子メール」という。）の利用に関し、必要な事項を定めることによって、会社における情報セキュリティレベルおよび業務効率の向上を図り、もって会社の事業活動を正常かつ円滑に行うことを目的とする。
第2条（禁止事項）社員は、業務上の必要がある場合に限り会社の電子メールを利用するものとし、私的な目的で利用してはならない。2.電子メールは、会社の許可を得ていない報道・宣伝・募金・署名活動に使用してはならない。3.電子メールは、第三者の誹謗中傷・名誉棄損・セクシュアルハラスメントなど、倫理・風紀・秩序を乱す行為に使用してはならない。4.電子メールは、社員の国籍・信条・信教・同和問題、障害等に関する差別となる情報を拡散する手段として使用してはならない。5.会社は、この規程に従って適切な電子メールの利用ができないと認めた者に利用を禁止することがある。この場合、禁止された社員は電子メールを利用してはならない。
第3条（社内および社外との電子メール送受信）電子メールの送受信は、会社の指定するセキュリティ対策を施したパソコンで行わなければならない。2.電子メールの送信前には、送信相手のメールアドレスの確認を十分に行い、誤送信事故が起こらないように厳重に注意しなければならない。3.電子メールには、相手先と送信者を明確にするため、本文中に相手先および送信者それぞれの所属・氏名を明記しなければならない。4.本文に添付するExcelやWordなどのファイル（以下「添付ファイル」という。）を送信する場合は、相手先のディスク容量やソフトウェアの互換性を確認しなければならない。5.本文中または添付ファイルに、機密文書、機密データ、個人情報等が含まれる電子メールを送信する場合には、データの暗号化、パスワードの付与等の処置をしなければならない。6.添付ファイルを送信する場合は、ウイルス感染防止のためウイルス感染検査を事前に行ってから送信しなければならない。7.社外の複数の人へメール送信する際は、全員のメールアドレスが見える方法は必要がない限り行ってはならない。8.プライベートの電子メールアドレスは業務上で使用してはならない。また業務上使用した送受信メールをプライベートの電子メールアドレスに転送してはならない。
第4条（電子メールの保存）社員は、自分が送受信した電子メールの内容を少なくとも６か月間保存しておかなければならない。2.６か月以内に廃棄する必要がある場合は、所属長の許可を受けなければならない。
第5条（電子メールアドレス）新規で電子メールアドレスの登録が必要な場合は、「電子メールアドレス登録申請書」に申請理由等の必要事項を記載して、所属長経由で情報システム部長に提出しなければならない。2.前項の申請内容については、情報システム部と総務部が審査を行い、情報システム部長の承認を得て情報システム部が登録を行う。3.必要性がなくなった電子メールアドレスについては、所属部署が速やかに「電子メールアドレス削除申請書」を情報システム部長に提出しなければならない。4.社員は、本人および他の社員のメールアドレスを不用意に社外へ公開してはならない。
第6条（電子メールの開示請求）会社は、業務上の必要がある場合、社員に対し、送受信した電子メールの内容を開示について、開示を要求することがある。2.会社から開示を求められた社員は、たとえプライバシーに関わる内容であっても、その求めに応じなければならない。3.会社は、特に必要と認めるときは、社員の同意を得ることなく、送受信した電子メールの内容を精査することがある。

付則

本規程は、　　年　月　日から施行する。