使える!ビジネス文書・文例集

弁解・陳謝状

納品先への「風味異常の報告書」

    年 月 日

株式会社○○
△△店 ○○様

○○県○○○市○町○丁目1-23
○○○株式会社
工場長 ○○○ ○○

報告書

拝啓  時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。さて、この度は弊社製品「○○○○」をお客様がお召し上がり頂きました際「いつもと味が違う・すっぱい臭いがした」とのご連絡を頂き、ご迷惑ご心配をお掛けしましたことをお詫び申し上げます。異常の原因と対策についてご報告申し上げます。

敬具

1、指摘内容
商品名 ○○○○(製造日:○.○.○、賞味期限:○.○.○)
事故発生日     年 月 日
発生店舗 株式会社○○ △△店様
事故内容 お客様が○○○○を食べた際、いつもと味が違う・すっぱい臭いがしたとのご指摘を頂きました。
2、原因調査

(1)官能検査
返送頂いた当該品の官能検査を致しました。通常に比べ酸味が感じられました。
(2)細菌検査
返送頂いた当該品を検査した結果では、一般生菌数:300個/g以下、大腸菌群:陰性、乳酸菌:300個/g以下で、食品衛生上の問題はありませんでした。
○○○○の外側に微量に乳酸菌が付着することがあり、加熱工程以降の温度管理に何らかの問題があり、乳酸菌が増殖し酸味が出た可能性があると考えております。お店で焼いて頂いた際に、その熱で菌が死滅し、酸味だけが残ったものと思われます。

3、今後の対策

加熱工程以後の包装・梱包・冷蔵を遅滞なく進めるとともに、配送業者へも温度管理に注意頂くよう要請致しました。

この度多大なご迷惑をお掛けしましたこと重ねてお詫び申し上げます。再発防止に取り組んで参ります。誠に申し訳ございませんでした。

以上

※上記文例は、従業員60人以下の中小食品会社を想定して作成した文例です。

著者
佐伯 龍夫(品質保証コンサルタント)