電子メールの管理の基本は、ルールやマナーを守って使用することと同時に、セキュリティやウィルスの危険に常に注意することに尽きる。

電子メールの私的利用制限
電子メールは、手軽で便利な新しいコミュニケーションツールとして、ビジネス上でも広く使われるようになってきた。しかし、その普及とともに、使い馴れるに従って、その簡便さも手伝い、社員が私的に電子メールのやりとりをするケースが増え、業務効率に悪影響を及ぼす事態が生じている企業もなきにしもあらずである。
そこで、企業としては、電話などと同様、電子メールについても私的利用の禁止を徹底する必要がある。基本的には、電子メールの使用規程等にその旨を盛り込み、社員の自主的な管理に任せることになるが、牽制の意味も兼ねて、随時、アクセスログのチェックをしていることを知らせておくことも効果的である。

メールマナーの徹底
電子メールは、急速に普及したため、宛先の書き方、使用すべきでない文字など、マナーが理解されていない場合が少なくなく、そのためにせっかくの便利なツールが十分に力を発揮していないケースがままあるともいわれる。
したがって、メールのやりとりに当たっては、次のように最低限のマナー、ルールを示し、それに則って使用するように指導することも大切である。
１．文章の書き方
・タイトル＝内容がひと目でわかる簡潔なものにする
・行当りの文字数＝全角文字で３０～３５文字程度を目安にする。
・相手文章の引用＝関係部分だけにとどめる（ただし、返信に当たっては、経緯が明確になるよう、相手メールの全文を添付することをルール化しているところもある）
・発信者の明記＝メールの最後には、発信者名、会社名、所属部署名、メールアドレス・電話番号等の連絡先を記載する（ただし、使用ソフトによっては、自動的にメールアドレス等を記載するように設定できるものもある）。
２．使用文字
・半角カタカナは使用しない
・特殊な文字は使用しない（マル付数字や記号など、パソコンの機種に依存するもの。文字化けしてしまう）

ウィルス感染防止
メールの添付書類を不用意に開くとウィルスに感染するおそれがある。したがって、マクロ付の添付ファイルがメールで送られてきたときは、うっかり開けず、ウィルスチェックをかけて、安全を確認してから開けるように指導すべきである。もちろん、「添付書類を自動的に開く」といった設定にはしないようにする。逆に、マクロ付の添付書類を送付するときは、その旨をメール本文で明記するなど、相手に安全であることを明示するように心掛ける。また、適宜、あるいは定期的にウィルスチェックをかけて、ウィルス感染を回避する。

メールの暗号化
電子メールは、内容が外部に漏れる危険性も考慮に入れておかなければならない。社外秘情報や顧客の情報など、外部に漏れてはいけない情報を送付する際には、暗号化などの手段を講じる必要がある。

メールボックスのチェックの励行
電子メールは、電話等ではなかなか連絡がとれない場合など、迅速な対応を求めて送付されてくるケースがままある。したがって、メールアドレスを保有している者は、定期的にメールボックスを確認してメールが届いていないかどうかチェックすることが肝要である。
同時に、読んだメールは、適宜、メールボックスから削除する。管理者から与えられた容量を超えた場合、新たなメールが受け取れなくなるとともに、追加料金の対象になる可能性もあるからである。

著者
橋口　寿人（経営評論家）
２００７年１２月末現在の法令等に基づいています。