予算管理が必要であり、一定額以上の会議費の支出は事前承認制とする。領収書を受け取る際は、会議費と宴会費は別にしてもらうなどの配慮も大切である。

会議費とは
会議費とは、仕事に関連して行なわれる社内外の人との会議や打合せのために要する費用である。そのほか、業務上の必要から参加する研修会、講習会の費用も含まれる。
具体的には、会場費、会議に関連して茶菓、弁当その他これに類する飲食物を供与するために通常要する費用をいう。通常供与される昼食の程度を超えない飲食物の接待に要する費用も、会議費で処理してよいことになっている。

交際費と明確に区分処理する
会議費というのは、支出の形態も多岐にわたるが、次のように税務上、交際費との区分処理に注意することが大切である。
実務上紛らわしく混同されることが多いが、その支出される費用が会議費か交際費となるかは、それぞれの費用ごとにその全体を実質に基づいて判断する。
たとえば、昼食時にお茶代わりにビールや酒をコップ１～２杯程度飲んでも、通常の会議費の範囲を超えない限り交際費にならない。会議にふさわしい部屋が見当たらなかった場合、外部のレストランに出かけてもかまわない。ただし、フルコースのような豪華な食事だと、その費用全体が交際費に該当する。
また、ホテルなどで会議を行なっても、会議としての実態を備えたものであれば交際費に該当しない。
なお、観劇や招待旅行とセットで会議を催す場合、会議のあとで宴会を催しても、会議と宴会の費用が明確に区分されていれば、会議部分のみが会議費となる。

会議費の管理は予算管理で
会議費の管理も、予算管理をすべきである。予算を定めて従前と比較し、予算額を超えないよう統制することである。
とくに、一定金額以上の会議費の支出は事前承認制とし、必要性とともに税務上の要件をクリアしているか等もチェックするようにする。
そのためには、目的、出席者の氏名・役職・人数、場所、会議内容、交通費区分などを明示し、宴会や土産物代などを伴うかどうかも明示する。
さらに、領収書の受領に当たっては、会議費と宴会費は別にしてもらったり、余白に「○名様、食事代」と記入してもらうなど、紛らわしさを排除するようにアドバイスすることも重要である。

著者
真鍋　誠良（公認会計士）
２０１２年７月末現在の法令等に基づいています。