ビジネスわかったランド （経理）
事務組織と記帳
電子帳簿として備付けが必要な書類は
備付けが必要なのは、コンピュータ処理システムの概要を記載した書類、操作説明書、電子データによる帳簿等の保存の事務手続きを示した書類など。このほか、電子帳簿保存には機能や運用の要件も規定されている。
<< 電子帳簿の要件 >>
電子帳簿保存法による規定
電子帳簿に関しては、電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）により要件が規定されている。
この法律により、電磁的記録による保存が認められることとなったので、企業はコスト削減と省資源化が図れる。
保存法では、電子データによる帳簿と書類の保存の要件、電子取引情報（ＥＤＩやインターネット取引、電子メールによる取引等）の保存のほか、一定の要件の下に特定の書類（領収証、請求書など）についてスキャナ保存を規定している。
次に、「帳簿」に絞って説明しよう。
「電子」帳簿として認められるためには、機能、ドキュメント、運用の要件がある
機能要件
１．保存義務者が主体となって、最初の記録から一貫して電子計算機を使用して作成すること
２．訂正や削除の履歴を確保すること。記録事項の入力を業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行なった場合も、この訂正と同じに扱われる
３．帳簿に係る電磁的記録と関連する帳簿の記録との相互の関連性を確認することができること
４．電磁的記録を画面や書面に、整然とした形式・明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと
５．電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能を確保しておくこと
この検索機能については、次のように機能を細かく指定している。
・取引年月日、勘定科目、取引金額等を検索の条件として設定できること
・日付や金額については、その範囲を指定して条件を設定できること
・あるいは２以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
ドキュメント要件
次の書類（ドキュメントという）を備え付ける。
１．コンピュータ処理システムの概要を記載した書類
２．コンピュータ処理システムの開発に際して作成した書類
３．コンピュータ処理システムの操作説明書
４．電子データによる帳簿と書類の保存に関する事務手続きを明らかにした書類
ただし、購入したソフトを使用する場合には、上記１および２の書類は不要であり、他の者に委託している場合には３の書類は不要である。
運用要件
電子帳簿の備付け・保存をする場所にそのコンピュータ処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作説明書を備え付け、いつでもその電磁的記録を画面や書面に、整然と明瞭に出力することができるようにしておく。
電磁的記録の保存は、ＦＤ（フロッピーディスク）、ＣＤ（コンパクトディスク）、ＭＯ（光磁気ディスク）、ＭＴ（磁気テープ）、ＨＤ（ハードディスク）のいずれでもよい。
電磁記録でないＣＯＭ（電子計算機出力マイクロフィルム）による保存も別途規定されている。
<< 電子帳簿の進め方 >>
電子帳簿で保存することのメリットとデメリットを検討する
電子帳簿として保存するためには、電子帳簿保存法に定められた要件を満たさねばならない。前述の機能要件の「訂正履歴」は、既存の帳票システムではほとんど用意されていなかった機能であるので、新たに付け加える必要がある。「帳簿相互間の関連性」と「記録事項の検索」も、一部追加が必要な場合があるので、検討を要する。
運用要件においても、システムのバージョンアップがある場合に、旧バージョンでの処理環境を、帳票の法定保存期間にわたって残しておかねばならないというデメリットがある。
電磁化による企業コストの削減や省資源というメリットと、上記のようなデメリットを比較すべきである。
導入順序を計画する
国税関係帳簿ごとに、あるいは事業所（事業部）ごとに、保存する電子帳簿の承認を受けることができるので、自社にとって効果的な順序を勘案して進めるべきである。
一部の帳簿しか電子計算機により作成していない場合でも、その電子帳簿だけ承認を受けることもできるからだ。
帳票システムの見直し
電子帳簿として保存する方針が決まったなら、次に、会社独自の視点から帳票システムの要件を見直し、内部統制に有効なシステムに改良することを目指すべきである。帳簿相互間の関連性をシンプルに設計し直したり、訂正・修正履歴を効果的に記録するように検討する。法定要件を満たすだけでは、実効のある帳票システムにならないからである。
備付けの３か月前までに申請
電子帳簿による保存は、備付けを開始する日の３か月前までに申請する。備付けを開始する日とは、通常事業年度の期首である。
申請には、システム概要書など一定のドキュメントが必要なので、申請日までに準備する必要もある。
著者
藤野 正純（公認会計士）
２０１２年６月末現在の法令等に基づいています。
<< 電子帳簿の要件 >>
電子帳簿保存法による規定
電子帳簿に関しては、電子帳簿保存法（電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律）により要件が規定されている。
この法律により、電磁的記録による保存が認められることとなったので、企業はコスト削減と省資源化が図れる。
保存法では、電子データによる帳簿と書類の保存の要件、電子取引情報（ＥＤＩやインターネット取引、電子メールによる取引等）の保存のほか、一定の要件の下に特定の書類（領収証、請求書など）についてスキャナ保存を規定している。
次に、「帳簿」に絞って説明しよう。
「電子」帳簿として認められるためには、機能、ドキュメント、運用の要件がある
機能要件
１．保存義務者が主体となって、最初の記録から一貫して電子計算機を使用して作成すること
２．訂正や削除の履歴を確保すること。記録事項の入力を業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行なった場合も、この訂正と同じに扱われる
３．帳簿に係る電磁的記録と関連する帳簿の記録との相互の関連性を確認することができること
４．電磁的記録を画面や書面に、整然とした形式・明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと
５．電磁的記録の記録事項の検索をすることができる機能を確保しておくこと
この検索機能については、次のように機能を細かく指定している。
・取引年月日、勘定科目、取引金額等を検索の条件として設定できること
・日付や金額については、その範囲を指定して条件を設定できること
・あるいは２以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること
ドキュメント要件
次の書類（ドキュメントという）を備え付ける。
１．コンピュータ処理システムの概要を記載した書類
２．コンピュータ処理システムの開発に際して作成した書類
３．コンピュータ処理システムの操作説明書
４．電子データによる帳簿と書類の保存に関する事務手続きを明らかにした書類
ただし、購入したソフトを使用する場合には、上記１および２の書類は不要であり、他の者に委託している場合には３の書類は不要である。
運用要件
電子帳簿の備付け・保存をする場所にそのコンピュータ処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンタおよびこれらの操作説明書を備え付け、いつでもその電磁的記録を画面や書面に、整然と明瞭に出力することができるようにしておく。
電磁的記録の保存は、ＦＤ（フロッピーディスク）、ＣＤ（コンパクトディスク）、ＭＯ（光磁気ディスク）、ＭＴ（磁気テープ）、ＨＤ（ハードディスク）のいずれでもよい。
電磁記録でないＣＯＭ（電子計算機出力マイクロフィルム）による保存も別途規定されている。
<< 電子帳簿の進め方 >>
電子帳簿で保存することのメリットとデメリットを検討する
電子帳簿として保存するためには、電子帳簿保存法に定められた要件を満たさねばならない。前述の機能要件の「訂正履歴」は、既存の帳票システムではほとんど用意されていなかった機能であるので、新たに付け加える必要がある。「帳簿相互間の関連性」と「記録事項の検索」も、一部追加が必要な場合があるので、検討を要する。
運用要件においても、システムのバージョンアップがある場合に、旧バージョンでの処理環境を、帳票の法定保存期間にわたって残しておかねばならないというデメリットがある。
電磁化による企業コストの削減や省資源というメリットと、上記のようなデメリットを比較すべきである。
導入順序を計画する
国税関係帳簿ごとに、あるいは事業所（事業部）ごとに、保存する電子帳簿の承認を受けることができるので、自社にとって効果的な順序を勘案して進めるべきである。
一部の帳簿しか電子計算機により作成していない場合でも、その電子帳簿だけ承認を受けることもできるからだ。
帳票システムの見直し
電子帳簿として保存する方針が決まったなら、次に、会社独自の視点から帳票システムの要件を見直し、内部統制に有効なシステムに改良することを目指すべきである。帳簿相互間の関連性をシンプルに設計し直したり、訂正・修正履歴を効果的に記録するように検討する。法定要件を満たすだけでは、実効のある帳票システムにならないからである。
備付けの３か月前までに申請
電子帳簿による保存は、備付けを開始する日の３か月前までに申請する。備付けを開始する日とは、通常事業年度の期首である。
申請には、システム概要書など一定のドキュメントが必要なので、申請日までに準備する必要もある。
著者
藤野 正純（公認会計士）
２０１２年６月末現在の法令等に基づいています。
