2025年8月

今月の総務・法務

2025年8月

夏季休暇を実施する企業では、その前後の事務や連絡をミスやモレのないように行ないましょう。
休暇前の業務としては、取引先などへの対外的な挨拶や連絡などがあります。また、休暇後には、郵便物の関係部署への速やかな配付、社員の勤怠管理の徹底といった業務があります。
最近では、夏季休暇を各担当者の取引先の休暇日程に合わせて取得したり、希望日を個人単位で申請するケースも増えています。休暇中に業務が滞ることがないよう注意しましょう。

業種や業態にもよりますが、8月が閑散期に当たる企業では、緊急性はないものの、普段手をつけられずに気になっていたことに着手するのもよいでしょう。
建物や設備の点検・修理はその代表的なものです。不具合があれば、この時期によく点検して、必要に応じて修理や交換の手配を行ないましょう。

夏季休暇の前に、大掃除を行なう企業は多いようです。
「書類等の保存と破棄の基準を決めているか」「ゴミの分別方法は周知したか」「掃除道具はそろっているか」「廃棄物処理業者への手配は済んでいるか」など、やるべきことを1つずつ確認しながら手配を進めます。

中元や暑中見舞状を受け取った場合は、礼状を速やかに返信します。立秋（ことしは8月7日）以降に届く場合は「残暑見舞い」となるので注意しましょう。あわせて贈答記録や顧客名簿と照合し、情報の追加・訂正を行ないます。
最近は、経費削減や虚礼廃止の観点から、中元・歳暮を見直す企業も増えています。本当に必要があるのかなど、自社の贈答のあり方を再検討し、経費削減につなげましょう。

オフィス荒らしや放火などに遭うと、金銭的な被害だけでなく、最悪の場合、社員の生命が脅かされる危険があります。
防犯設備等の点検・整備を進めるとともに、日頃から防犯意識を高め、非常時の対応を想定しておきたいものです。

8月から9月にかけては台風など風水害が多発する時期です。近年甚大な被害をもたらす自然災害が増えていますが、気象庁の情報などから先回りして対応できることもあります。
いざというときに備えて、あらかじめ具体的な基準を定めておくほか、次のポイントを点検しておきましょう。

①オフィス・工場での商品・設備の水濡れ防止対策

②緊急時の行動基準の明確化と周知徹底（機械の運転停止、火気の始末、避難場所の指定、ハザードマップによる危険な箇所の確認など）

③非常用医薬品、備品の追加、確認

④緊急時に持ち出す重要書類などの表示と区分保管の徹底

⑤緊急連絡網・体制の整備・防災タイムラインの作成

10月から衣替えを予定している企業では、事務服などのサイズや必要となる枚数を確認し、準備に取りかかりましょう。

来月の計画を立てるために