小学生の子供を長期入院させているお母さんが、看護師長に３つの要望を出そうとして文書にまとめました。その要点は、次のようなものでした。
 

（１）親がいないときに回診があった場合には、先生の診断結果を看護師から聞かせてほしい。

（２）面会する親が飲食できるスペースを看護センターの近くにつくってほしい（子供の目につく所で飲食することは禁じられているので、面会中は飲み食いができない）。

（３）学童の生活指導、学習指導について、配慮がほしい。

どの要望も、「なるほど」と思うようなもっともなものでした。
しかし、この要望書の原文には構成上の問題がありました。 のように、各要望が、１～５に分けて書かれていたのです。これでは、どれか１つの問題について考えるために、飛び飛びに５カ所読まねばなりません。
３つの問題は、相互に関連の薄い別個のものでしたから、 と構成し直してみたら、分かりやすくなりました。１つひとつ問題を話し合うにも、そのほうが好都合だと思います。

ある企業で文章指導したときにも、２つの提案を、 という構成でまとめた文書の添削を依頼されました。これも、読み手は飛び飛びに３カ所読まなくてはなりません。まず提案（１）について話を完結させ、それから提案（２）に移るほうが望ましいと思いました。

なお、このような要望や提言をまとめる際には、項目の立て方をなるべくシンプルにすべきです。多くは、「現状」と「改善案」の２つに整理することができます。それを、目的、現状、課題、原因、背景、提案、さらには概要、本文、所感などというさまざまな項目を立てて、複雑にしてしまっている例をしばしば見かけます。概念の整理ができていないと、そうなりがちです。

阿部　紘久（エッセイスト　元米国系企業CEO）