文書取扱規程

第１条（総則）
業務あるところには必ず文書が伴い、円滑に進めるためには、文書の取扱い事務を正確に実行する必要があります。文書管理を適切に実行するために規定します。

第３条（私有禁止）
企業内の文書は、すぐに活用できるよう整理されていなければなりません。私物化されないよう禁止しておきます。

第６条（文書の記載要件）
文書記号は、わかりやすい方法を統一して決め、全社的に知らせておく必要があります。

第７条（文書の受付、配付）
文書の受付は一事業所内で可能な限り一か所で行った方がよいでしょう。

第８条（文書の発送）
発送の状況について記録します。民法において、申し込みは文書が相手方に到達したときに効力が発生し、承諾は相手方に文書を発信したときに効力が発生すると定めています。

第９条（電磁的記録の送付）
文書が電磁的記録により作成されている場合、電送が便利です。しかし、電送した文書は取り返すことができないため、送信前に第三者の点検を受ける等の慎重な対応を規定します。

第１１条（文書の保管）
保管とは、所定の場所に置き、管理を容易にすることを言います。

第１２条（文書の保存）
文書保存のための施設には、文書保存庫、事業所内キャビネット等があり、変質、盗難、災害による滅失等のおそれがない所としなければなりません。

第１３条（廃棄処分）
文書を保存するには限りがあります。重要書類がきちんと区別されるためにも、不要になった文書は直ぐに廃棄できるシステムにしておきます。