社員へのマイナンバー利用目的の通知（提供のお願い）
番号法の施行は平成28年1月1日ですが、それ以前に個人番号を収集することは可能です。

個人番号を取得する際、利用目的を明示しなければなりません。会社と従業員等の間で発生が予想される事務であれば、あらかじめ複数の事務を利用目的として特定し、本人へ通知等を行うことが可能です。

《提出書類》 A）従業員本人
個人番号を取得する際、正しい番号であることの確認（番号確認）と、その者が正しい持ち主であることの確認（身元確認）が必要です。身元確認は、個人番号カードの表面（写真のある面）、運転免許証やパスポート等により行います。

《提出書類》 B）従業員に扶養されている妻や夫
国民年金第3号被保険者の届出事務では、会社が従業員の配偶者（第3号被保険者）の番号確認と身元確認を行わなければいけません。よって、配偶者の所得の増加等により、第3号被保険者の届出事務を行うことが予想される場合は、配偶者の本人確認書類の提出を求めることが可能です。

国民年金第3号被保険者の届出は、原則として従業員の配偶者が会社に対して行うのですが、多くの場合、配偶者の代理人として従業員が行います。そのため、従業員がその配偶者の個人番号を代理人として提供するための委任状を、配偶者から受け取ってください。

註
特定個人情報を扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提としたシステム構築を行うことが望ましいです。

特定個人情報等が記載された書類を廃棄する場合は、焼却又は溶解、復元不可能な程度に細断可能なシュレッダーの利用、個人番号部分を復元できない程度にマスキングする等の復元不可能な手段を採用することが必要です。

特定個人情報等が記載された機器及び電子媒体等を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を採用することが必要です。また、データ復元用の専用ソフトウェア、プログラム、装置等を用いなければ復元できない場合は、「容易に復元できない手段」と考えられます。